Che cos'è il software di teleconferenza?
Il software di teleconferenza è un programma informatico utilizzato per consentire a più persone in luoghi diversi di ascoltarsi e parlare tra loro tramite un sistema di telecomunicazioni. Questo tipo di software viene in genere utilizzato negli affari internazionali, ma può anche essere trovato in organizzazioni con filiali situate in diverse parti di un paese. Esistono tre tipi di software di teleconferenza: audio, video e multimediale.
Lo scopo principale del software di teleconferenza è rimuovere le barriere di comunicazione create dalla distanza fisica. Più persone in luoghi diversi possono partecipare alla stessa chiamata. Il software è molto conveniente per le grandi organizzazioni e consente di risparmiare tempo prezioso migliorando la comunicazione.
Il teleconferenza solo audio è il più comune. Se si utilizza un programma software interno, tutti i partecipanti alla chiamata accedono al software componendo un numero interno. Il programma gestisce tutti i diversi utenti e garantisce la connessione alla conferenza giusta tramite l'uso di un numero di identificazione della chiamata. Quando si utilizza un fornitore di servizi, in genere i partecipanti alla chiamata compongono un numero 1-800 e immettono un numero ID conferenza per partecipare alla chiamata. La differenza principale sta nei costi.
La teleconferenza video ha le stesse caratteristiche della teleconferenza solo audio, ma aggiunge un componente visivo. Questo metodo viene utilizzato in situazioni in cui è vantaggioso vedere gli altri partecipanti. Tutti devono avere una webcam o un dispositivo simile per fungere da sorgente video. I partecipanti in genere possono modificare lo schermo per visualizzare tutti contemporaneamente o solo la persona che sta parlando.
Il software di teleconferenza multimediale aggiunge funzionalità software all'esperienza. I partecipanti alla chiamata possono accedere a un indirizzo IP (Internet Protocol) specifico e consentire agli altri partecipanti di vedere esattamente ciò che è sullo schermo del computer in tempo reale. Questo è uno strumento eccellente per mostrare funzionalità del software, condividere informazioni o dimostrare una particolare funzione.
Esistono due modi per gestire il software di teleconferenza: internamente o tramite un fornitore di servizi. Le aziende molto grandi con una rete di filiali potrebbero trovare più conveniente implementare e supportare internamente il software di teleconferenza. Molte di queste società hanno già investito in un pacchetto software di telecomunicazione per gestire tutte le loro linee telefoniche e fax. In molti casi, la teleconferenza è un modulo aggiuntivo dello stesso software.
Un fornitore di servizi esterno offre l'accesso al software di teleconferenza tramite un contratto annuale o una tariffa per utilizzo. L'elenco delle funzionalità fornite in genere include tutto, dalle semplici chiamate telefoniche di base alle teleconferenze basate su Internet per un gran numero di persone. Il costo per questo servizio di solito è legato al numero di partecipanti simultanei e questo rappresenta l'utilizzo delle risorse.