Qual è l'importanza della conservazione dei dati?
La conservazione dei dati è stata a lungo importante per il benessere di quasi tutti i tipi di attività. In passato, ciò significa mantenere archivi di documenti cartacei che potrebbero essere recuperati quando e quando necessario, spesso conservando tali registri per decenni prima di scartarli. Oggi, la conservazione elettronica dei dati ha reso il compito più semplice, una circostanza fortunata poiché la conservazione dei documenti è più importante che mai se un'azienda desidera proteggere i propri interessi e gli interessi dei propri clienti.
Esistono diversi tipi di documenti che dovrebbero essere inclusi in qualsiasi tipo di programma di conservazione dei dati. Tutte le comunicazioni elettroniche, in particolare e-mail e file protetti da password e altri documenti, sono essenziali per il processo di conservazione. Insieme alla corrispondenza elettronica, qualsiasi tipo di accordo, contratto o altro documento che includa rivendicazioni legali da o per la società deve essere conservato anche dopo che tali documenti sono stati sostituiti da versioni più recenti. Come in passato, anche i documenti cartacei come le fatture e i registri dei clienti, le domande dei dipendenti e il contenuto dei file del personale, nonché i dati sanitari devono essere archiviati in modo efficiente.
Uno dei motivi più importanti per la creazione e il mantenimento di un solido programma di conservazione dei dati riguarda le questioni legali. In poche parole, qualsiasi documento relativo all'attività commerciale potrebbe contenere informazioni che aiuterebbero l'azienda in caso di azione legale. La documentazione salvata semplifica la ricostruzione di eventi e tempistiche pertinenti e la prova delle dichiarazioni rese dai funzionari della società in merito a ciò che hanno fatto e non hanno fatto riguardo a quel particolare problema legale. Supponendo che il programma di conservazione dei dati sia accurato, l'archiviazione efficiente dei documenti potrebbe far risparmiare all'azienda un notevole dispendio di tempo e denaro con qualsiasi tipo di azione legale, inclusi problemi riguardanti tasse, incidenti che coinvolgono dipendenti o alleanze stipulate con i clienti.
Oltre a fornire informazioni che potrebbero essere fondamentali per risolvere un problema legale, buone abitudini di conservazione dei dati offrono anche la possibilità di fornire un supporto superiore ai clienti. La capacità di tracciare eventi verificatisi anni prima con un determinato cliente può spianare la strada alla gestione di un problema che è diventato oggi all'avanguardia, o eventualmente fornire ispirazione per alcuni nuovi prodotti o servizi che potrebbero essere attraenti per più di un cliente. La capacità di compilare report dai dati archiviati può consentire di identificare tendenze e stimolare idee che altrimenti non sarebbero mai state evidenti. Da questo punto di vista, la conservazione dei dati non riguarda solo la creazione e il mantenimento di una registrazione del passato, ma anche la creazione di una risorsa che può aiutare a migliorare le prospettive del business in futuro.