Cosa devo includere in un ordine di lavoro?
Le informazioni da includere in un ordine di lavoro, un documento utilizzato per richiedere lavoro a un'altra persona o reparto all'interno di un'azienda, variano in genere in base al tipo di lavoro richiesto. Nella maggior parte dei casi, sono necessarie le informazioni di contatto, le informazioni di contatto della persona o del reparto a cui si sta inviando l'ordine di lavoro e un numero di tracciamento interno o esterno. Dovrai anche includere una descrizione dettagliata del lavoro richiesto, compresa l'urgenza della questione, dove il lavoro è necessario e cosa deve essere fatto. In alcuni casi, potrebbe essere necessario fornire informazioni sul costo del lavoro, in particolare a quale account dovrebbe essere addebitato il lavoro.
Prima di inviare un ordine di lavoro, dovrai fornire informazioni su dove puoi essere contattato per i dettagli sul lavoro e i tempi di completamento stimati. Questo di solito include il tuo nome, numero di telefono, indirizzo e-mail e la posizione fisica del tuo ufficio. Dovrai anche includere il nome del dipartimento a cui stai inviando l'ordine di lavoro e, in alcuni casi, il nome della persona a cui è diretto l'ordine di lavoro.
I numeri di tracciamento vengono utilizzati su ogni richiesta di lavoro per scopi di archiviazione e per seguire l'avanzamento del lavoro. Nei sistemi di ordini di lavoro computerizzati, questo numero di tracciamento viene spesso generato automaticamente, in genere in base alla data e al numero assegnato al dipartimento che richiede il lavoro. In alcuni casi, potrebbe essere necessario inserire queste informazioni da soli in base alla politica aziendale. Se il reparto o l'ufficio utilizza numeri di tracciabilità interni, in genere è necessario includerli nell'ordine di lavoro e per scopi di tracciabilità e archiviazione.
La parte principale di un ordine di lavoro è una descrizione del tipo di lavoro richiesto. Questo può essere un breve paragrafo, principalmente quando il lavoro è un progetto d'ufficio o riguarda la tecnologia. Per i lavori che includono il lavoro manuale, in genere la riparazione o l'aggiornamento di un ufficio o edificio, potrebbe essere necessario includere un disegno approssimativo che indichi la posizione del problema. Queste informazioni sono generalmente allegate all'ordine piuttosto che all'interno del documento reale.
Una data di completamento suggerita è spesso inclusa anche in questo tipo di documento, comprese le informazioni sull'urgenza della questione. A seconda delle politiche della tua azienda, la data che includi qui sarà un suggerimento per la persona a cui stai inviando l'ordine o una scadenza fissa. Dovrai anche includere informazioni dettagliate sulla posizione dei lavori da completare, come applicabile, incluso l'indirizzo dell'edificio, il piano e il numero della stanza. Se il lavoro deve essere eseguito su un sistema o un computer, è necessario includere informazioni su quale sistema o computer ha bisogno di lavoro e dove si trova l'elemento.
Potrebbe inoltre essere necessario includere un numero di conto in cui il reparto a cui si sta inviando l'ordine può addebitare il costo del lavoro. La necessità o meno di ciò dipenderà dal modo in cui la vostra azienda gestisce le procedure contabili. Il lavoro verrà probabilmente addebitato al tuo dipartimento o, se il lavoro è per un progetto, sul conto con i soldi per il progetto.