Come posso diventare un impiegato di file?

Per diventare un impiegato di file, in genere è necessario far lavorare un lavoro in un ufficio in modo da poter essere addestrato nell'uso e nella gestione del suo sistema di archiviazione. Come regola generale, gli impiegati di file apprendono il loro lavoro attraverso il loro impiego, sebbene i cambiamenti nella tecnologia possano richiedere l'apprendimento di diversi tipi di software per computer, nonché vari metodi di archiviazione e recupero delle informazioni pertinenti. Potresti anche trarre beneficio da corsi di tecnologia per ufficio e corsi che possono migliorare la tua comprensione del settore in cui lavori. In alcuni casi, dovrai mantenere elevati standard di riservatezza e applicare i protocolli di sicurezza.

Data la proliferazione di sistemi informatici in molti uffici, l'opportunità di lavorare con file cartacei potrebbe essere in declino in molte aree. Mentre alcune aziende e uffici possono conservare alcuni documenti cartacei, molti stanno trasferendo i loro documenti cartacei su supporti digitali. Se desideri diventare un impiegato di file in tale ufficio, in genere dovrai dimostrare la capacità di scansionare documenti e gestirli in modo tale che possano essere facilmente individuati. Potrebbe inoltre essere necessaria esperienza nella formazione nella gestione di database.

Molte scuole superiori, scuole commerciali e università della comunità offrono formazione in materia di amministrazione degli uffici. Anche se potrebbe non essere necessario completare una laurea o un certificato da uno di questi programmi per diventare un impiegato di file, alcuni datori di lavoro potrebbero considerare favorevolmente la tua educazione formale in queste aree. Oltre alla formazione in vari compiti d'ufficio, avere familiarità con il vocabolario del settore in cui opera il datore di lavoro può essere estremamente utile nello sviluppo di un sistema di archiviazione e archiviazione delle informazioni coerente. È possibile che non ti venga chiesto di progettare effettivamente tale sistema, ma avere una buona conoscenza delle informazioni archiviate può aiutarti a etichettare e recuperare le informazioni in modo più efficace in un secondo momento.

In molti casi, i file contengono informazioni riservate. Se lavori come archivista di file medici, ad esempio, i file che gestisci potrebbero contenere informazioni mediche sensibili. Allo stesso modo, i file nell'ufficio legale possono contenere materiale estremamente sensibile sulla vita personale, legale e finanziaria dei clienti. Per questo motivo, molti datori di lavoro possono insistere sul fatto che si passa un controllo dei precedenti prima di diventare un impiegato di file nel loro ufficio. Inoltre, potrebbe essere necessario sottoporsi a una formazione sulle questioni di riservatezza, nonché sulla corretta gestione e smaltimento dei file per proteggere le informazioni in essi contenute.