Come posso diventare un segretario/receptionist?

I requisiti per diventare un segretario/receptionist variano, in gran parte a causa del tipo di azienda in cui si trova la posizione. La maggior parte delle aziende richiede una quantità minima di istruzione con poca o nessuna formazione. A causa dei doveri associati a questa posizione, tuttavia, altre società potrebbero richiedere un certo livello di istruzione. Altri ancora potrebbero aspettarsi che tu abbia una laurea e alcuni anni di esperienza lavorativa.

In genere, un segretario/receptionist è responsabile per i doveri di sostegno amministrativo all'interno di una società. I compiti di segreteria possono comportare responsabilità di supporto agli uffici. È possibile supportare un gestore di un dipartimento o fornire supporto per uffici generali per l'intera società.

Esistono diversi doveri spesso associati all'adeguamento del ruolo della receptionist. Un dovere primario è il telefono che risponde e le chiamate di routing al dipartimento appropriato. Salutare clienti e ospiti nell'area di attesa è un altro dovere comunemente associato all'essere un receptionist.

AltroPotrebbero essere necessari doveri, a seconda delle funzioni che supportano le attività dell'ufficio. All'interno di alcune aziende, potrebbe essere necessario preparare la posta per i servizi di consegna. Inoltre, potresti anche distribuire la posta in arrivo al personale dell'azienda.

Per realizzare diventare un segretario/receptionist, avrai bisogno di una serie di conoscenze, abilità e capacità. La maggior parte delle aziende si aspetta che tu abbia una comprensione completa delle procedure d'ufficio. Poiché un dovere primario in questa posizione è rispondere al telefono, avere piacevoli capacità verbali è generalmente un ulteriore vantaggio. Una capacità di gestire le attrezzature per ufficio è auspicabile anche per la maggior parte delle aziende.

Alcune scuole tecniche offrono corsi di amministrazione commerciale e di ufficio per aiutarti a sviluppare le competenze necessarie per diventare un segretario/receptionist. I corsi tipici possono includere una formazione nell'uso delle applicazioni di elaborazione testi e fogli di calcolo. Scrivere Business Correstondence e etichetta da ufficio sono corsi aggiuntivi offerti nella maggior parte delle scuole.

Inoltre, alcune aziende potrebbero preferire l'assunzione di una persona con una laurea in business. Ottenere un'azienda o un diploma correlato da un istituto accademico di quattro anni può aiutarti a soddisfare questo requisito. Questo tipo di laurea potrebbe anche prepararti per una promozione all'interno dell'azienda.

Oltre alla formazione formale necessaria per diventare un segretario/receptionist, potresti anche aver bisogno di tempo per apprendere le procedure operative standard di un'azienda. In generale, riceverai una formazione in procedure specifiche del settore che influiscono sulla variazione dei tuoi doveri dopo essere stati assunti. Ad esempio, lavorare per una struttura medica potrebbe comportare la pianificazione delle visite degli uffici dei pazienti. Prima dell'arrivo del paziente, le procedure dell'ufficio potrebbero includere la verifica dell'assicurazione sanitaria e la creazione di un file medico.