Come scrivo un RFP?

Quando un'azienda decide di acquistare un articolo o un servizio e desidera sollecitare potenziali fornitori, scrivono prima una richiesta di proposta (RFP). La RFP stabilisce i criteri che vogliono che i fornitori si rivolgano mentre propongono perché dovrebbero essere assunti per il lavoro. È importante scrivere un RFP che sia chiaro e chiede tutte le informazioni necessarie, mentre presentano all'azienda una luce positiva. Un RFP scritto male potrebbe significare che la società potrebbe finire con fornitori principalmente non qualificati o scadenti, o nessuna proposta. Sebbene questo sembri abbastanza semplice, in realtà è il passo più spesso ignorato dalle aziende. Molte aziende iniziano a scrivere un RFP senza avere una chiara comprensione di quali siano i loro bisogni e desideri, e alla fine finiscono per chiedere cose troppo, troppo poco o contraddittorie. L'input dovrebbe essere sollecitato da tutti i soggetti coinvolti nel progetto interessato e un consenso dovrebbe essereraggiunto su ciò che è realmente necessario prima ancora che l'RFP sia iniziato.

I venditori

​​dovranno sapere cosa è esattamente il tuo da realizzare e ciò che semplicemente vuoi che venga realizzato. Molte aziende commettono l'errore quando scrivono un RFP di creare una lista dei desideri delle caratteristiche dei loro sogni, ma usando necessità parole come dovranno e deve . I venditori che potrebbero non essere in grado di soddisfare uno o due di questi criteri potrebbero non presentare una proposta se ritengono che i criteri siano assolutamente necessari. È importante prestare attenzione al linguaggio utilizzato, risparmiando necessità per quando sono accurate e usando un linguaggio più morbido come desiderio e opzionale per caratteristiche preferibili.

Prima che qualsiasi proposta venga effettivamente sollecitata, è anche una buona idea sapere come sarà la proposta ideale. Se ci sono più aspetti con cui propostaLS sarà giudicato, ad esempio se saranno giudicati dal prezzo, dalla tempestività e dalla densità delle caratteristiche, avrà un'idea di quanta di ciascuna di queste funzionalità verrà pesata. Sapere come una proposta che offre il prezzo più basso, ma un lungo tempo di attesa si confronterà con una proposta che è due volte più costosa ma richiede la metà del tempo. Ciò contribuirà a ridurre la confusione e lo stress più avanti nel processo.

In realtà sedersi per scrivere un RFP può essere una procedura abbastanza indolore e rapida una volta che le basi sono state poste. L'introduzione dovrebbe semplicemente stabilire il motivo per cui la società sta richiedendo proposte e fornire una panoramica del resto della richiesta, comprese criteri e scadenze importanti. La RFP dovrebbe quindi coprire ciò che deve avere una proposta vincente, seguita dalle caratteristiche desiderate e dai criteri per la scelta del vincitore, soprattutto se ci sono criteri di selezione stabiliti. Successivamente, dovrebbe essere data una sequenza temporale che espone varie date di riferimento e una data di scadenza finale. Infine, la RFP dovrebbe dare ai candidati un'ideaCosa succederà dopo, incluso il tempo che possono aspettarsi di aspettare di risentire e se quelli che non sono scelti possono aspettarsi una risposta.