Quali sono le domande comuni per l'intervista all'assistente amministrativo?

Gli assistenti amministrativi più comunemente assistono manager, direttori, vicepresidenti e personale di livello c con compiti quali programmazione, comunicazioni, produzione di documenti, viaggi e mansioni d'ufficio. Possono anche aiutare un intero dipartimento con questo tipo di attività. Durante un colloquio, il responsabile delle assunzioni di solito pone domande incentrate sulle competenze tecniche, le competenze trasversali, l'esperienza precedente e lo stile di lavoro personale del candidato.

Le competenze specifiche dell'assistente amministrativo comprendono programmi di elaborazione testi e fogli di calcolo, abilità di contabilità leggera e alcune abilità di scrittura. Alcune posizioni possono richiedere competenze specifiche aggiuntive. Ad esempio, potrebbe essere necessario che l'assistente amministrativo di un decano dell'educazione abbia familiarità con le regole dell'editoria accademica e che l'assistente dell'amministratore delegato di un ospedale debba avere familiarità con la terminologia medica di base. Le domande relative alle interviste con gli assistenti amministrativi saranno spesso progettate per scoprire la competenza dell'intervistato in queste aree. Al candidato può anche essere chiesto con quali tipi di programmi per computer ha lavorato o può essere chiesto quanti anni di esperienza ha in una certa area di competenza.

I responsabili delle assunzioni porranno inoltre domande di intervista con gli assistenti amministrativi che esplorano le competenze trasversali del candidato. Ciò include aree come l'organizzazione e la comunicazione interpersonale. Ad esempio, un assistente amministrativo dipartimentale potrebbe dover gestire gli orari di più persone con funzioni e stili di lavoro diversi. In questo caso, il responsabile delle assunzioni può chiedere in merito alla capacità del candidato di ottenere le informazioni necessarie sia da chi comunica troppo che da chi comunica con un minimo di attrito sul posto di lavoro.

Molte domande relative alle interviste con gli assistenti amministrativi sono incentrate sull'esperienza perché il passato offre la prova delle capacità di un candidato. Queste domande possono riguardare aree di competenze difficili o soft. Ad esempio, un funzionario di ricerca e sviluppo di alto livello avrà bisogno di un assistente amministrativo di cui ci si possa fidare di informazioni sensibili o riservate, quindi può chiedere al candidato di dettagliare l'esperienza passata con informazioni simili. Un assistente amministrativo per una posizione o un dipartimento appena formato potrebbe aver bisogno di creare un sistema di archiviazione funzionante da zero, quindi il responsabile delle assunzioni può chiedere al candidato di raccontare un momento in cui ha svolto un compito simile.

I manager e i loro assistenti amministrativi spesso lavorano insieme molto da vicino per raggiungere un obiettivo comune, quindi è fondamentale che i loro stili di lavoro siano complementari. Un manager che si sa essere organizzato male cercherà spesso un assistente amministrativo estremamente organizzato e senza paura di mantenerlo in attività. Un manager che tende a essere moderato o ha capacità comunicative tutt'altro che perfette selezionerà spesso un assistente amministrativo che non è influenzato dal suo umore e in grado di "levigare le piume" delle persone che può contrapporre. Un manager che viaggia molto avrà bisogno di un assistente in grado di funzionare in modo efficace con una supervisione diretta molto ridotta.

I candidati dovrebbero aspettarsi di rispondere alle domande del colloquio dell'assistente amministrativo che affrontano anche le motivazioni personali e le preferenze relative allo stile di lavoro. Questo è così importante che spesso sarà il fattore decisivo tra candidati ugualmente qualificati. Un candidato con uno stile di lavoro gratuito può anche essere scelto tra uno con più esperienza o istruzione.