Quali sono i diversi tipi di lavori di assistente amministrativo?

Gli assistenti amministrativi svolgono una vasta gamma di funzioni di segreteria per facilitare il flusso di organizzazione e produttività in un ambiente professionale o orientato al business, di solito in un ambiente di ufficio. Tuttavia, la maggior parte dei lavori di assistente amministrativo richiede competenze e un livello di professionalità che vanno ben oltre il ruolo tipico dei segretari. Come suggerisce il titolo, i compiti primari degli assistenti amministrativi sono in gran parte correlati al lato amministrativo della società o dell'organizzazione con l'obiettivo di assistere il personale di livello senior ed esecutivo.

Tuttavia, la maggior parte dei lavori di assistente amministrativo comporta un certo grado di compiti di natura clericale, come rispondere ai telefoni, fissare appuntamenti, digitare la corrispondenza, archiviare, ecc. Possono anche essere tenuti a inventario e riordinare forniture per ufficio, tenere registri contabili, e altre faccende banali necessarie per la gestione di base dell'ufficio. Tuttavia, ci si aspetta che gli assistenti amministrativi siano ugualmente competenti nell'uso di una varietà di software e sistemi di database, oltre a dimostrare eccezionali capacità di comunicazione e gestione dei progetti. A questo proposito, molti lavori di assistente amministrativo comportano l'assunzione di responsabilità di maggiore conseguenza, come il coordinamento di fiere, lo svolgimento di presentazioni e la creazione di vari materiali di marketing collaterali.

Molti lavori di assistente amministrativo richiedono conoscenze e abilità rilevanti per un campo specializzato. Ad esempio, alcuni assistenti amministrativi svolgono il doppio ruolo di segretari esecutivi, segretari medici o assistenti legali. I compiti di base per gestire un ufficio senza intoppi rimangono gli stessi, ma queste posizioni coinvolgono anche competenze specifiche del settore, come l'analisi dei dati, la registrazione delle storie dei pazienti o la redazione di documenti legali. Esistono ulteriori lavori di assistente amministrativo che richiedono specializzazione nel settore immobiliare, assicurativo, di ricerca e sviluppo, governo, istruzione e molti altri mercati.

In generale, non esiste un livello standard di formazione o istruzione oltre a un diploma di scuola superiore che è richiesto per diventare un assistente amministrativo. In effetti, molte persone si preparano per il ruolo perseverando con la formazione sul posto di lavoro in vari tipi di ambienti d'ufficio e lavorando in alto per un periodo di tempo. Tuttavia, ci sono certificazioni professionali disponibili per lavori di assistente amministrativo, almeno negli Stati Uniti. Ad esempio, l'Associazione internazionale dei professionisti amministrativi offre la designazione di Certified Administrative Professional (CAP). Altre organizzazioni forniscono formazione e certificazione rilevanti per determinate professioni, come le certificazioni di segreteria legale accreditata (ALS) e di segreteria legale professionale (PLS) offerte dalla National Association of Legal Secretaries.