Quali sono i diversi tipi di segretari?
In ambienti aziendali tipici, la maggior parte dei segretari degli uffici svolge gli stessi compiti amministrativi di base. In alcuni tipi di uffici, tuttavia, i segretari possono specializzarsi in una determinata area e avere responsabilità uniche. Alcuni esempi includono segretari esecutivi e segretari che lavorano in campo legale, medico e finanziario; queste posizioni spesso richiedono ulteriore formazione o esperienza oltre a svolgere attività amministrative standard. Gli assistenti virtuali, molti dei quali lavorano in remoto in un ufficio separato o fuori casa, sono un'altra categoria di segretari che sono diventati comuni nei moderni ambienti di lavoro.
Tradizionalmente, un segretario di ufficio è la persona responsabile della gestione dei lavori amministrativi di un'organizzazione, come un'agenzia, una società o una scuola. Lui o lei potrebbe, ad esempio, gestire le comunicazioni interne ed esterne, pianificare eventi e appuntamenti, mantenere database o altri sistemi di archiviazione e garantire che le attività degli uffici si svolgano in modo regolare ed efficiente. I segretari sono di solito esperti di tecnologia, telefoni operativi, fax, computer e altre apparecchiature per ufficio.
Un segretario esecutivo è spesso l'assistente del capo di una particolare organizzazione o di un dipartimento all'interno di un'azienda. Ad esempio, un direttore senza scopo di lucro potrebbe avere un segretario esecutivo, che potrebbe quindi supervisionare i membri del personale di segreteria che svolgono le normali attività amministrative. Il suo ruolo include spesso il coordinamento del flusso di lavoro dell'ufficio e la delega delle responsabilità di segreteria ad altri dipendenti.
I segretari legali, generalmente controllati da un avvocato o da un paralegale, svolgono generalmente funzioni amministrative relative a procedimenti giudiziari. Rispetto ad altri tipi di segretarie, il loro lavoro potrebbe concentrarsi maggiormente sulla ricerca. Altre responsabilità quotidiane potrebbero includere la preparazione di documenti legali e la pianificazione di incontri con clienti e altri avvocati.
Un segretario medico ha normalmente conoscenze specialistiche relative alla medicina o all'assicurazione sanitaria. Potrebbe lavorare in uno studio medico, in una clinica o in un ospedale, e spesso è responsabile della pianificazione degli appuntamenti e del mantenimento dei registri dei pazienti. La posizione di solito richiede alcune conoscenze finanziarie per eseguire le procedure di fatturazione. Come un segretario legale, anche un segretario medico potrebbe svolgere ricerche. Inoltre, può essere assegnato a un professionista medico specifico, che lo assiste nella stesura di rapporti e articoli di riviste o nella preparazione di conferenze.
Un segretario finanziario è un professionista che lavora spesso per una chiesa o altra organizzazione che richiede un attento monitoraggio dei fondi in entrata e in uscita. In alcuni casi, il ruolo di segretario finanziario non è una posizione retribuita, ma piuttosto un posto volontario che qualcuno occupa in un consiglio o in un gruppo di persone affini. Normalmente tiene traccia dei dati finanziari e potrebbe essere responsabile dell'effettiva gestione dei fondi.
Gli assistenti virtuali sono in genere liberi professionisti che lavorano da casa o altrove rispetto a un ufficio tradizionale. Si basano fortemente sulla tecnologia poiché la maggior parte del loro lavoro è svolta da computer, fax e telefono. Le loro particolari aree di competenza possono variare. Alcuni fungono da assistenti personali per i loro supervisori, pianificano gli incarichi e svolgono altri compiti d'ufficio. Altri potrebbero specializzarsi in alcune aree come finanza, contabilità o trascrizione legale o medica.