Cosa fa un organizzatore di convegni?
Un organizzatore di convegni è una persona specializzata nella pianificazione e organizzazione di convegni, che vanno dai raduni dei medici alle convenzioni sui fumetti. I pianificatori di convention possono lavorare per siti di convention popolari, offrendo assistenza alle persone che prenotano tali siti allo scopo di organizzare convegni. Possono anche lavorare per aziende private e alcuni organizzatori di convegni sono specializzati in particolari tipi di convenzioni, diventando la persona di riferimento per le persone che vogliono che le convenzioni si svolgano senza intoppi e attraggano i partecipanti.
Organizzare una convention richiede un grande sforzo. Oltre a proteggere un sito in cui si terrà la convenzione, un pianificatore della convenzione si occupa anche di ottenere un'assicurazione di responsabilità civile, una forza lavoro per la convenzione e qualsiasi oggetto speciale e supporto necessari ai partecipanti alla convenzione. I pianificatori della convenzione possono anche prenotare suite di camere negli hotel locali, coordinare il trasporto da e per i principali aeroporti e organizzare alloggi per relatori ospiti e premiati alla convention. I servizi di pianificazione includono anche l'organizzazione di pasti, il rilascio di permessi se necessari per la convention, l'organizzazione della sicurezza e la cura di servizi speciali come un asilo nido per i partecipanti alla convention.
Oltre a occuparsi degli aspetti fisici della convenzione, il pianificatore della convenzione gestisce anche il materiale stampato per la convenzione, dai cartelli per indirizzare le persone all'interno della struttura ai programmi della convenzione distribuiti alle persone che partecipano alla convenzione. Il pianificatore della convention organizza e pubblica un programma, prenota relatori e partecipanti al panel e accetta prenotazioni da parte di persone che intendono partecipare alla convention. Sistemi di prenotazione, inclusi i sistemi di localizzazione per i pagamenti e sistemi per generare etichette. Il planner della convention mette anche insieme goody bag e altri materiali per le persone che partecipano alla convention.
L'organizzazione della convention di solito include anche marketing e altre comunicazioni, tra cui mailer, siti Web, elenchi di e-mail e la disposizione di bacheche per i partecipanti che desiderano fare rete prima della convention. Il pianificatore della convenzione coordina anche la ricezione degli oggetti che vengono spediti alla convention, come cabine e bancarelle per un piano di vendita, libri di autori che parlano alla convention e così via. Anche l'organizzazione dello spazio della convention è una parte cruciale del lavoro, con i pianificatori della convention che assegnano lo spazio di visualizzazione, determinando quali pannelli ed eventi dovrebbero andare dove e assicurando che i partecipanti si dirigano verso dove devono andare.
Un organizzatore di convegni è di solito assistito da uno staff a cui possono essere delegate varie attività e lo staff è sempre presente durante la convention per affrontare i problemi che si presentano. Questo tipo di lavoro richiede eccellenti capacità organizzative e di personale e la capacità di destreggiarsi tra diversi compiti contemporaneamente. In un dato giorno, un organizzatore di convegni può avere a che fare con un oratore che è seccato per le sistemazioni alberghiere, la polizia locale preoccupata per i problemi di parcheggio, i venditori che vogliono cambiare posto al piano della convention e un'ampia varietà di altri problemi.