Cosa fa un segretario junior?

I compiti di lavoro di un segretario junior possono variare a seconda della società per la quale lavora, nonché il numero di altri dipendenti. Questo è un assistente amministrativo entry-level, tuttavia, così tante persone sono in grado di iniziare in questa posizione con pochissima esperienza o istruzione, il che è un grande vantaggio. Nella maggior parte dei casi, un segretario junior riferirà a un segretario in una posizione senior e verranno assegnati numerosi compiti in ufficio. Ciò può comportare la risposta ai telefoni, salutare i clienti mentre entrano e mantenendo i file organizzati. Alcuni segretari junior sono anche responsabili della pulizia in ufficio e anche per mantenere puliti i bagni.

In genere, le responsabilità quotidiane di un segretario junior ruoteranno attorno a assicurarsi che l'ufficio funzioni in modo efficiente e corretto. Rispondere ai telefoni e indirizzare i chiamanti alla persona giusta è spesso una parte importante della giornata. Un segretario junior può anche essere responsabile della risposta alle e -mail, nonché alla ricezionee ordinare la posta fisica ogni giorno per inviarla al posto corretto. L'uso di macchinari per ufficio per creare copie, distribuire memo o comporre lettere è un'altra parte importante del lavoro, quindi un individuo in questa posizione dovrebbe avere eccellenti capacità di comunicazione e digitazione, nonché una comprensione della tecnologia degli uffici.

Salutare i clienti walk-in o aiutarli a rispondere alle domande o compilare i documenti, potrebbe anche far parte delle responsabilità lavorative di un segretario junior. È importante essere di bell'aspetto e comportarsi sempre e comportarsi in modo professionale. In alcuni uffici, il segretario potrebbe essere la prima persona che la gente vede quando cammina attraverso la porta, quindi questo è particolarmente importante. Di conseguenza, il segretario junior potrebbe anche essere responsabile del mantenimento della comparsa dell'ufficio; Archiviando i documenti, mantenendo le cose ordinate e ordinate e mantenendo le aree pulite.

AlcuniI segretari potrebbero anche essere responsabili del mantenimento delle forniture per uffici. A un segretario junior potrebbe essere richiesto di intraprendere l'inventario, per esempio, e di mettere in ordine per forniture aggiuntive per necessità. Segretari che hanno successo nei loro compiti di base possono ricevere ulteriori responsabilità come la pianificazione e la pianificazione delle riunioni o prendere i verbali delle riunioni e preparare rapporti, ad esempio. In generale, i segretari junior possono beneficiare di promozioni in quanto acquisiscono esperienza lavorativa e ulteriori capacità dell'ufficio, rendendo questo un percorso professionale redditizio per molte persone interessate a questo tipo di lavoro.