Cosa fa un assistente di gestione?
Un assistente di gestione, noto anche come segretario esecutivo, fornisce assistenza a uno o più dirigenti di livello superiore. Questa persona può supportare il presidente, il CEO, il vicepresidente o il capo dipartimento all'interno di un'organizzazione. I doveri potrebbero essere correlati a funzioni amministrative specifiche delle esigenze del dirigente e dell'organizzazione. Le responsabilità lavorative per un assistente di gestione in genere vanno oltre le funzioni di segreteria generale per coinvolgere compiti complessi come la ricerca analitica e la preparazione dei rapporti. Un assistente di gestione può anche supervisionare altro personale amministrativo dell'organizzazione.
Una persona impiegata come assistente di gestione è responsabile della gestione delle funzioni amministrative per uno o più dirigenti senior. Le responsabilità amministrative che il dirigente è responsabile all'interno dell'organizzazione sono in genere assegnate a questa persona. Gran parte di questo supporto amministrativo include la preparazione di memo, e-mail e altra corrispondenza per conto del dirigente. Questa persona mantiene un sistema di archiviazione, risponde alle chiamate telefoniche e instrada i messaggi. Ulteriori mansioni possono comportare l'ordinamento di posta e fax.
Per eseguire le responsabilità in modo efficace potrebbe essere necessario disporre di buone capacità organizzative e capacità di svolgere più attività. Il segretario esecutivo potrebbe essere responsabile dell'organizzazione di riunioni e conferenze. Ciò può anche richiedere il coordinamento di più pianificazioni e la gestione di tutti i dettagli relativi alla riunione. In generale, la preparazione dell'agenda e l'ordinazione di pasti o bevande fanno parte delle responsabilità di questa persona.
Quando l'esecutivo deve viaggiare per lavoro, l'assistente di gestione è generalmente responsabile di assicurare la compagnia aerea, il noleggio auto e le sistemazioni alberghiere secondo necessità. Gli assistenti di gestione mantengono spesso il calendario del dirigente e lo tengono informato degli appuntamenti quotidiani e imminenti, delle riunioni e dei viaggi relativi all'azienda. In genere preparerà materiali di presentazione per il suo capo che sono associati alle riunioni.
Gran parte dei compiti amministrativi assegnati all'assistente di gestione dipendono da ciò che l'esecutivo è disposto a delegare. Ciò potrebbe portare a compiti più complessi al di là dei doveri di base che in genere sono richiesti per qualcuno che assiste un'altra persona. Un esempio di queste complesse attività è la preparazione e la distribuzione di report.
La conoscenza di applicazioni informatiche con competenze intermedie o avanzate è in genere essenziale per eseguire attività con la minima supervisione. L'assistente di gestione potrebbe anche gestire progetti speciali relativi all'intera organizzazione e mantenere database. A seconda delle dimensioni dell'azienda, anche le funzioni di generalista delle risorse umane potrebbero far parte delle sue responsabilità quotidiane.
Un'altra responsabilità per alcuni assistenti di gestione può anche comportare la supervisione del personale di livello inferiore nell'organizzazione. Ciò richiede competenze di leadership e di gestione. È possibile che l'assistente di gestione debba pianificare, assegnare e monitorare il flusso di lavoro del personale amministrativo all'interno del dipartimento. Insieme alla supervisione, l'assistente è in genere la persona di riferimento per le operazioni quotidiane in ufficio relative alle apparecchiature per ufficio o ai problemi di manutenzione degli edifici.