Cosa fa un segretario privato?
Un segretario privato riferisce spesso a un dirigente aziendale o a un piccolo imprenditore. Questo assistente speciale può eseguire attività di routine come rispondere alle chiamate telefoniche, aprire la posta e fissare appuntamenti. Il lavoro potrebbe anche comportare la partecipazione a riunioni, prendere appunti e scrivere i verbali di queste sessioni. Quando un manager è tenuto a viaggiare, il segretario può essere responsabile di effettuare prenotazioni di compagnie aeree e hotel o di ottenere fondi approvati per le spese.
Lo scopo principale di un segretario privato è spesso quello di gestire compiti banali che altrimenti richiederebbero gran parte del tempo di un dirigente. Questo lavoratore viene anche utilizzato per impedire al gestore di interruzioni eccessive, sia di persona che per telefono. Per questo motivo, un segretario spesso controlla le telefonate e i visitatori, prendendo messaggi per il capo piuttosto che consentire alle persone di parlare direttamente con quella persona.
Un segretario privato potrebbe anche selezionare la corrispondenza scritta. Ciò potrebbe comportare il ritiro della posta e l'apertura. Le lettere che devono essere gestite personalmente dal capo potrebbero quindi essere trasmesse. In alcuni casi, il segretario potrebbe avere accesso agli account di posta elettronica aziendali e selezionare anche quelli.
Quando un dirigente tiene una riunione, a volte parteciperà un segretario privato. In questo modo il segretario può prendere appunti sulla riunione e scrivere le domande che vengono poste. Dopo l'evento, il segretario potrebbe essere responsabile della scrittura dei verbali e della loro distribuzione ai partecipanti.
Un segretario privato spesso funge da sorta di assistente personale. Questo a volte significa prendersi cura delle disposizioni di viaggio per il supervisore. L'assistente potrebbe anche fissare appuntamenti per un dirigente per condurre affari relativi a questo viaggio, ad esempio ritirare un'auto a noleggio o abbandonare il lavaggio a secco.
In molte organizzazioni, questo assistente speciale ha molto a che fare con il budget di un dipartimento. Il segretario privato può essere responsabile per la presentazione di proposte per nuovi progetti e ottenere stime per lavoro o materiali. In alcuni casi, questo lavoratore potrebbe essere responsabile di un piccolo fondo in contanti o fare acquisti di forniture per ufficio.
La quantità di istruzione necessaria per diventare un segretario privato varia da un'organizzazione all'altra, ma generalmente comporta almeno un diploma di scuola superiore. Anche i corsi universitari in economia aziendale potrebbero essere utili. Si prevede una piacevole personalità e capacità di lavorare bene sotto pressione, poiché questo segretario può essere tenuto a svolgere una serie di compiti diversi durante la giornata lavorativa.