Cosa fa un assistente di progetto?
Un assistente di progetto di solito aiuta un project manager o un direttore del progetto con le funzioni necessarie per eseguire un lavoro. Nella maggior parte dei casi, ciò include funzioni clericali e amministrative. L'assistente del progetto potrebbe anche partecipare alle riunioni e sarà probabilmente responsabile della risposta alle domande in assenza del project manager. A seconda delle dimensioni del progetto, l'assistente può essere dedicato a un unico lavoro e project manager o potrebbe aiutare più di un manager su più di un progetto contemporaneamente.
Il nucleo del lavoro di un assistente di progetto generalmente ruota attorno a doveri clericali e amministrativi. La maggior parte dei progetti si basa fortemente su file e fogli di calcolo, tra cui linee temporali, budget e liste di attività. Mantenere questi aggiornati, comunicare gli aggiornamenti e documentare le modifiche sono una parte fondamentale della gestione del progetto e sono doveri che generalmente cadono all'assistente quando ce n'è uno. Molte aziende hanno requisiti specifici per quanto riguarda ciò che deve essere documentato e ciò che deve essere KEPt nei file fisici.
Altri tipi di documenti spesso cadono anche all'assistente del progetto. Ciò può includere la richiesta e la presentazione di moduli e permessi assicurativi, compilare ordini di acquisto e altro ancora. Include anche spesso la gestione della corrispondenza, come fornire report regolari e aggiornamenti al cliente.
Anche l'assistente del progetto parteciperà alle riunioni e parteciperà alle teleconferenze. Ciò include in genere sia riunioni di team interne che riunioni dei clienti. In molti casi, l'assistente avrà il compito di prendere appunti dalla riunione e sviluppare e distribuire in seguito un rapporto di riunione. Una parte importante di tali rapporti è l'identificazione degli elementi di azione e l'assegnazione della responsabilità per ciascuno. È anche importante identificare le scadenze.
Mentre il project manager o il regista ha tradizionalmente più responsabilità per prendere decisioni, managrelazioni ai clienti e garantire che il progetto rimanga in budget e nei tempi previsti, l'assistente deve essere consapevole dello stato del progetto in ogni momento perché può essere chiamato a rispondere alle domande se il manager non è disponibile. I project manager possono essere in riunioni, malati o in vacanza quando è necessario un membro del team o un cliente. Sapere dove trovare i dati è fondamentale.
Un assistente di progetto che non è dedicato a un singolo progetto, ma è piuttosto responsabile del supporto di più manager o più progetti, sarà responsabile dell'esecuzione di tali doveri per ciascun progetto. Ciò significa che l'assistente deve essere molto organizzato. Deve anche essere in grado di dare la priorità ai doveri e sapere cosa fare quando le esigenze di due o più progetti sono in conflitto.