Cosa fa un coordinatore di proposte?
Un coordinatore della proposta è una posizione critica in molte società di vendita. I doveri comprendono la raccolta di dati da una varietà di collaboratori in più dipartimenti o aree funzionali, la formattazione delle proposte in base ai requisiti di presentazione, il monitoraggio delle scadenze e il monitoraggio dello stato delle proposte presentate. Un coordinatore della proposta può essere dedicato al lavoro in una grande azienda o, in una società più piccola, può avere funzioni aggiuntive. Il coordinatore è spesso un membro del team di vendita, ma potrebbe anche far parte dei dipartimenti di marketing o di sviluppo aziendale.
Qualsiasi azienda che vende qualcosa, sia esso un prodotto o un servizio, dovrà scrivere delle proposte. Questo potrebbe essere in risposta a una richiesta di prezzi o potrebbe essere semplicemente un tentativo proattivo di guadagnare affari. Alcune proposte sono abbastanza semplici e includono solo informazioni di base come un elenco di risultati finali, termini e prezzi. Altre proposte, in particolare quelle per lavori di grandi dimensioni e complessi, sono piuttosto lunghe e richiedono l'assemblaggio di molte informazioni.
Indipendentemente dal grado di complessità, ogni proposta deve essere sviluppata prima di poter essere presentata al cliente. È qui che entra in gioco un coordinatore della proposta. Il suo compito è quello di rivedere i requisiti di ciascuna proposta e sviluppare un documento che soddisfi tutti questi criteri.
Uno dei compiti principali di un coordinatore della proposta è l'assemblaggio dei prezzi. Ciò potrebbe includere il calcolo dei prezzi di prodotti e servizi, tasse, spese di spedizione e altro. Nella maggior parte dei casi, il coordinatore non è responsabile della generazione dei prezzi o della determinazione dei markup, ma è piuttosto responsabile dell'ottenimento delle informazioni sui prezzi dalla parte o delle parti appropriate e della loro immissione nella proposta.
Altri tipi di informazioni devono anche essere inseriti in alcune proposte. Quando si risponde a una richiesta di offerta, ad esempio, una proposta deve includere tutte le informazioni specificate da tale richiesta. Ciò può includere informazioni su rating del credito, utilizzo del subappaltatore e riferimenti. Le offerte potrebbero inoltre richiedere che la risposta all'offerta includa la documentazione giustificativa, come la prova dell'assicurazione. Il coordinatore della proposta sarà responsabile della raccolta di tutti i dati richiesti da settori quali contabilità, gestione dei rischi, operazioni e acquisti per lo sviluppo del documento di risposta all'offerta.
In molti casi, un coordinatore della proposta è responsabile della gestione di un arco temporale della proposta. Ciò può includere il ricordare ai collaboratori quando le informazioni sono dovute e il follow-up quando le informazioni non vengono ricevute. Significa anche garantire che le proposte vengano consegnate entro la data di scadenza. Alcuni coordinatori delle proposte tengono anche traccia delle proposte che sono state presentate e documenti che sono stati accettati e che sono stati respinti.