Cosa fa un segretario?
I segretari possono svolgere una serie di compiti a seconda del loro posto di lavoro, ma in generale hanno il compito di mantenere gli uffici senza intoppi svolgendo un mix di compiti amministrativi e di gestione di basso livello. Questi professionisti rispondono comunemente a telefoni e corrispondenza e-mail e gestiscono i sistemi di archiviazione; possono anche ordinare la posta, organizzare riunioni e coordinare le comunicazioni tra uffici. Nella maggior parte dei casi, il lavoro è considerato "entry level", il che significa che non sono richieste abilità speciali o titoli di studio per il successo. Allo stesso modo, di solito c'è spazio per l'avanzamento. Le persone con molto potenziale o esperienza spesso si trovano in corsa per lavori sempre più prestigiosi con retribuzioni sempre più elevate.
I lavori di assistente amministrativo, impiegato e assistente personale sono generalmente inclusi in questo ombrello. Tutte queste posizioni sono amministrative e di solito tutte incentrate su scartoffie e gestione elettronica dei documenti. Una delle uniche eccezioni è a livello di governo o altri "segretari" ufficiali, come il Segretario alla Difesa o il Segretario del Tesoro. Sebbene questi titoli possano suggerire una funzione puramente di basso livello, i funzionari che ricoprono questi ruoli hanno in genere un posizionamento piuttosto elevato e di solito fanno poco o nessun lavoro amministrativo o amministrativo da soli.
Abilità clericali
La gestione dell'ufficio è una delle attività di segreteria più importanti. Questa categoria di lavoro può essere piuttosto ampia, ma comporta quasi sempre compiti amministrativi e di ufficio. I segretari gestiscono comunemente documenti cartacei per ufficio, che includono l'invio e la ricezione di posta, la creazione e l'organizzazione di sistemi di archiviazione e la gestione della corrispondenza. Nella maggior parte delle impostazioni, le competenze informatiche e di elaborazione testi sono essenziali.
Anche rispondere alle telefonate è una parte importante del lavoro nella maggior parte dei luoghi. I segretari sono spesso le prime persone con cui i clienti e i clienti parleranno quando telefonano a un'azienda. Come tali, sono generalmente richieste buone maniere e un comportamento cortese. I professionisti in genere devono mostrare molta sensibilità quando prendono messaggi, mettono in attesa i chiamanti o rispondono a domande di base.
Pianificazione e calendario
In molte situazioni, il personale amministrativo è responsabile della gestione dei calendari degli uffici e dei calendari dei singoli dipendenti. Spesso sono responsabili della pianificazione di riunioni e appuntamenti e della sorveglianza di conflitti e doppie prenotazioni. Questo compito è particolarmente pronunciato in luoghi come le pratiche mediche in cui i pazienti chiedono costantemente appuntamenti, ma possono verificarsi ovunque i dipendenti di livello superiore sono "richiesti". Anche se si tratta solo di programmare una riunione per il pranzo o organizzare prenotazioni per la cena, i segretari di solito sono alcune delle prime persone a cui dirigenti e manager si rivolgono per chiedere aiuto.
Doveri di gestione
Oltre ad avere capacità d'ufficio, il personale amministrativo deve essere il responsabile del tempo e delle persone. Devono anticipare le esigenze del personale dell'ufficio, risolvere rapidamente i problemi interni e lavorare in modo efficiente per coordinare e riunire persone diverse. Le abilità eccellenti delle persone sono davvero importanti, in particolare quando si tratta di gestire dirigenti e altri importanti membri del personale. Gran parte del lavoro può essere “dietro le quinte” con i segretari che anticipano i bisogni e le richieste dei loro superiori prima ancora che vengano fatte richieste.
Posizione nella gerarchia del personale
Nella maggior parte degli uffici, i segretari sono considerati un po 'di basso livello e sono quasi sempre in fondo all'ordine di beccato dell'ufficio. Di solito rispondono sia a dirigenti di livello medio che senior e in genere devono aiutare tutti allo stesso modo. Le grandi aziende e gli uffici hanno spesso interi pool di segreteria, nel qual caso emerge una sorta di gerarchia più sfumata. In queste impostazioni, alcuni lavoratori potrebbero essere incaricati di lavori umili come l'archiviazione e la risposta a chiamate telefoniche, mentre altri possono gestire i programmi e interagire con il personale di livello più elevato. Il progresso in questi uffici di solito dipende dal tempo e dall'esperienza.
Alcuni dei lavori più prestigiosi che un segretario può ottenere sono nel campo dell'assistenza personale. Molti dirigenti e dirigenti aziendali hanno amministratori dedicati la cui intera vita lavorativa è dedicata alla cura e alla gestione del programma di un leader. Questo tipo di segretario deve generalmente lavorare per lunghe ore e gestire richieste e richieste a volte imprevedibili, ma è spesso tra i più pagati e rispettati della professione.
Requisiti di formazione e istruzione
Datori di lavoro diversi hanno requisiti diversi per quanto riguarda l'educazione dei loro segretari. In alcuni casi, è sufficiente un diploma di scuola superiore o equivalente, mentre in altri sono preferibili le certificazioni o i titoli di segreteria effettivi. I college e le scuole professionali della comunità offrono spesso programmi in cui gli studenti interessati possono apprendere i dettagli dell'elaborazione testi e della gestione degli uffici. Seguire questo tipo di corso è spesso una buona idea anche se non è strettamente necessario, in quanto può aiutare un'applicazione a distinguersi e può dare un nuovo vantaggio ai nuovi assunti quando si tratta di esperienza.
Circostanze speciali: segretari ufficiali e governativi
Il termine "segretario" potrebbe non essere sempre associato a un amministratore dell'ufficio. In alcuni casi, in particolare quelli che coinvolgono funzionari governativi di alto livello, la designazione può essere utilizzata a titolo onorario per indicare la gestione di un ampio settore di affari. I funzionari che dirigono i dipartimenti o sovrintendono alle principali divisioni governative possono utilizzare titoli di segreteria, ma il loro lavoro non deve essere confuso con ruoli di gestione degli uffici più comuni.