Cosa fa un segretario di casa?
Un segretario di casa svolge una serie di compiti amministrativi per un altro individuo o un'entità aziendale. Alcune aziende offrono servizi di segreteria dai servizi domestici e queste aziende impiegano un gran numero di segretari o amministratori esperti su base contrattuale. Altri lavori delle segretarie domestiche sono i lavoratori autonomi che non sono affiliati a società di segreteria.
In genere, un segretario di casa risponde alle chiamate e gestisce i problemi dei clienti per conto di un cliente. Il client può avere la propria linea telefonica inoltrata alla linea di casa della segretaria, ma in altri casi, fornisce ai clienti il proprio numero di segreteria. Come qualsiasi assistente amministrativo, un segretario da casa deve prendere messaggi e inoltrare chiamate importanti al cliente. In genere, il cliente mantiene i contatti con il segretario durante il giorno e fornisce al segretario istruzioni dettagliate su quali clienti chiama inoltrare e orari del giorno in cui il cliente non sarà contattabile.
Anche i segretari di casa accettano e rispondono alle e-mail per conto di un cliente. Come per le telefonate, è possibile che le e-mail urgenti vengano passate direttamente al client, mentre i messaggi meno importanti possono essere salvati e rispondere in un secondo momento. Alcuni clienti possono organizzare teleconferenze con il proprio segretario durante il quale il cliente detterà le e-mail che il segretario dovrà quindi comporre e inviare ai clienti. Inoltre, un segretario da casa potrebbe anche dover comporre e spedire lettere per conto di un cliente.
Alcune piccole imprese richiedono anche che le segretarie gestiscano le funzioni amministrative relative ai siti Web aziendali. Il cliente assume normalmente un programmatore per configurare il sito, ma al segretario possono essere fornite informazioni di accesso e può essere chiesto di aggiornare le informazioni del sito Web su base giornaliera o settimanale. Quando un'azienda organizza una promozione, il segretario potrebbe dover inserire i dettagli della promozione sul sito Web dell'azienda, nonché comporre e inviare e-mail promozionali.
I proprietari di piccole imprese devono spesso organizzare incontri faccia a faccia con i clienti per negoziare contratti di vendita e assistenza. In molti casi, un segretario interno può organizzare questi incontri collaborando con i partner commerciali del cliente e i potenziali clienti. Normalmente, i segretari hanno accesso al calendario o al pianificatore online del cliente in modo che il segretario possa registrare i dettagli di questi incontri.
Le qualifiche per un segretario da casa variano in base alle esigenze del cliente. In generale, un segretario deve avere buone capacità di battitura a macchina e di servizio al cliente. Alcune ditte che assumono segretarie a contratto richiedono che i lavoratori a contratto abbiano subito una sorta di formazione professionale presso college o scuole di formazione di segreteria. I clienti che hanno a che fare con clienti esteri possono richiedere lavoro da segretari di casa per avere competenze di seconda lingua.