Cosa fa un impiegato tecnico?
Spesso ci si aspetta che un impiegato tecnico svolga compiti di segreteria tipici, ma spesso viene posta enfasi sulla conoscenza di compiti tecnici nel campo dell'ingegneria - un background che non tutti i segretari hanno. Un esempio di un dovere frequente in questa posizione è l'archiviazione di documenti, che spesso include notifiche di modifiche alle operazioni ed elenchi dei requisiti di progetto di ingegneria. Anche la conoscenza dell'archiviazione elettronica è importante, motivo per cui ci si aspetta che gli impiegati tecnici siano qualificati con software e database. Mentre gli impiegati di questo tipo potrebbero dover svolgere più compiti di routine, come inviare e-mail e rispondere al telefono dell'ufficio, essi gestiscono anche attività più complesse, come garantire l'accuratezza dei manuali tecnici, raccogliere i dati in forma di report ed effettuare calcoli per garantire che le risorse del progetto sono gestite al massimo potenziale.
L'impiegato tecnico tipico è responsabile dell'archiviazione e della compilazione di una serie di documenti. Si prevede che la maggior parte degli impiegati tecnici sarà in grado di creare e mantenere un sistema di archiviazione per organizzare le pratiche burocratiche. Alcuni dei documenti più importanti tendono a riguardare il personale, poiché la persona in questa posizione deve archiviare i documenti iniziali dei dipendenti, i registri di formazione e tutte le note relative alle azioni disciplinari dei dipendenti nel dipartimento di ingegneria. Inoltre, la maggior parte dei lavori di impiegato tecnico comporta l'organizzazione delle pratiche burocratiche che elencano i requisiti per i progetti e le eventuali modifiche alle operazioni, assicurando il rispetto delle regole e il rispetto delle scadenze. Questi documenti di solito devono essere costantemente aggiornati e facilmente accessibili in modo che i responsabili possano accedervi in qualsiasi momento.
L'archiviazione non riguarda solo la carta quando si tratta di requisiti di impiegato tecnico, perché anche la persona in questa posizione dovrebbe essere abile nell'uso della tecnologia per mantenere i documenti organizzati. Questo tipo di dipendente dovrebbe in genere essere in grado di determinare quale software sarebbe utile per organizzare i file. Le attività correlate includono spesso l'installazione e la risoluzione dei problemi del software quando necessario, nonché la creazione e l'aggiornamento di database. Inoltre, ci si può aspettare che questo dipendente aiuti i colleghi con altre attività tecniche che coinvolgono il computer, motivo per cui si consiglia ai candidati di assicurarsi di disporre di conoscenze tecniche avanzate prima di applicare.
Simile ad altri tipi di impiegati, un impiegato tecnico di solito deve completare alcuni compiti di ufficio durante il giorno. Ciò significa che impiegati di questo tipo possono aspettarsi di rispondere al telefono e aiutare il chiamante o sapere come indirizzare il chiamante a qualcuno che possa essere di aiuto. Possono anche salutare le persone che visitano l'ufficio tecnico, quindi gli impiegati tecnici dovrebbero sentirsi a proprio agio nel parlare quotidianamente con nuove persone. Inoltre, le attività di segreteria possono includere documenti tecnici via fax, e-mail e correzione di bozze prima che vengano inviati. In alcuni casi, gli impiegati tecnici aiutano persino a creare e modificare manuali tecnici per garantire che le informazioni siano accurate, motivo per cui i candidati sono di solito incoraggiati a fare esperienza nell'ingegneria civile o nell'edilizia - in particolare, diversi anni di esperienza con una società di ingegneria o costruzione .