Cosa fa un assistente esecutivo virtuale?
Un assistente esecutivo virtuale è un professionista amministrativo fuori sede, in genere indipendente. Lui o lei svolge le stesse responsabilità e compiti di un tradizionale assistente amministrativo a livello esecutivo, con un avvertimento importante. Gli assistenti virtuali, compresi quegli assistenti che si rivolgono a clienti esecutivi, gestiscono tutte le attività amministrative o di segreteria che non richiedono una presenza fisica. A differenza dei tradizionali assistenti esecutivi, un assistente esecutivo virtuale lavora da una postazione remota come appaltatore indipendente per diversi dirigenti e proprietari di piccole imprese contemporaneamente.
Le differenze chiave tra un assistente esecutivo tradizionale e un assistente esecutivo virtuale sono la posizione e il rapporto di lavoro tra il dirigente e l'assistente. Con l'avvento della tecnologia moderna, tra cui e-mail, software di produttività e funzionalità di riunione virtuale, la posizione geografica non è più una barriera. Gli assistenti possono vivere miglia, anche i continenti lontano dai dirigenti che rappresentano. Inoltre, piuttosto che una relazione dipendente-datore di lavoro tra l'assistente esecutivo virtuale e l'esecutivo, la relazione è tra fornitore di servizi e cliente.
Secondo organizzazioni professionali come l'Associazione internazionale dei professionisti amministrativi (IAAP), esistono due tipi principali di assistenti amministrativi. I segretari tradizionali e gli assistenti amministrativi entry-level gestiscono compiti come calendari e programmazione, preparazione di comunicazioni verbali e di stampa, manutenzione di documenti e sistemi di archiviazione, organizzazione di viaggi e organizzazione di agende di riunione e documenti giustificativi. Comparativamente, gli assistenti esecutivi gestiscono questi stessi compiti per dirigenti e dirigenti di livello superiore, oltre a mantenere livelli più elevati di responsabilità come prendere decisioni commerciali minori per conto del dirigente. A seconda della posizione specifica, gli assistenti esecutivi possono anche essere responsabili di una varietà di altre attività, tra cui la preparazione di newsletter, l'aggiornamento delle informazioni del profilo esecutivo online o la manutenzione di un sito Web.
Pochi assistenti virtuali fanno le stesse distinzioni tra assistenza amministrativa generale e assistenza amministrativa a livello esecutivo rispetto ai professionisti amministrativi in loco. Piuttosto, come proprietario di una piccola impresa, un assistente virtuale stipula un contratto con due o più clienti per offrire qualsiasi servizio di supporto di cui il proprietario o il dirigente aziendale abbia bisogno. La maggior parte dei clienti è alla ricerca di un assistente fuori sede in grado di servire con qualsiasi capacità di supporto, incluso il ruolo di assistente esecutivo virtuale. Competenze specializzate, come l'utilizzo di piattaforme di social media, la creazione di siti Web complessi, la contabilità e altre competenze, sono comuni tra gli assistenti virtuali.
Ogni pratica di assistenza virtuale offre vari livelli di servizio, tariffe e tipi di servizi basati su un mercato target specificato. Gli assistenti virtuali di successo possiedono molto più che semplici capacità di supporto amministrativo. Sono indispensabili la conoscenza del marketing, la gestione delle finanze delle piccole imprese, la capacità di esternalizzare progetti sia per l'assistente che per i clienti, nonché una solida conoscenza dei social media e tecnologie emergenti simili. Le tariffe per gli assistenti virtuali sono in genere basate su orari o offerte come trattenute forfettarie, simili a contabili e professionisti legali.