Cosa fa un responsabile amministrativo?

Un responsabile amministrativo supervisiona le operazioni di supporto di un'azienda o organizzazione. Conosciuta anche come responsabile dell'ufficio, questa è la persona che fa funzionare senza problemi un dipartimento o un'azienda. Qualcuno in questa posizione può fornire supporto manageriale a una particolare divisione o dipartimento o a un'intera azienda. Lui o lei può anche supervisionare altro personale di ufficio in un ufficio. I gestori amministrativi più forti hanno l'orientamento ai dettagli per tenere traccia di tutte le operazioni quotidiane di un'azienda insieme a forti capacità analitiche e alla capacità di lavorare con molti tipi diversi di persone.

Insieme di abilità

Una persona che lavora in questa posizione deve essere molto orientata ai dettagli, che si rifletterà nei suoi rapporti ai supervisori e alla gestione simultanea di più programmi. Coloro che lavorano in un ruolo di supervisione devono essere in grado di guidare efficacemente team di altre persone e prendere la giusta decisione quando si tratta di determinare se una linea di condotta rientra nella politica aziendale. Inoltre, chiunque lavori in questa posizione deve essere bravo con le persone, poiché probabilmente avrà a che fare sia con dipendenti che con clienti junior. Deve anche essere in grado di analizzare le informazioni e prendere decisioni in base alla sua analisi, poiché i responsabili amministrativi spesso devono aiutare a sviluppare budget o scrivere report sulle prestazioni dei dipendenti.

Doveri e responsabilità

In un dato giorno, un responsabile amministrativo coprirebbe probabilmente compiti di segreteria generale, tra cui corrispondenza, archiviazione, programmazione e immissione di dati, ma aiuterebbe anche con la manutenzione delle strutture e la copertura del telefono quando necessario. Le sue capacità analitiche e organizzative entrerebbero in gioco nell'implementazione, manutenzione e gestione dei sistemi operativi dell'azienda. Ciò include operazioni come la gestione del budget per forniture per ufficio, l'utilizzo di sistemi di database e la riparazione o la sostituzione di apparecchiature per ufficio rotte. A volte una persona in questa posizione è focalizzata su un'altra persona dell'organizzazione: per esempio, potrebbe gestire il programma e l'e-mail di un dirigente.

Ruolo di supervisione

I dirigenti amministrativi che lavorano in grandi aziende possono supervisionare un team di impiegati. In questo caso, pianifica l'ufficio, assegna lavori alle persone e si assicura che vengano eseguiti correttamente. Quando si presentano progetti speciali, il responsabile amministrativo è colui che li scompone in passi e mantiene in pista le persone che lavorano al progetto. Deve inoltre eseguire valutazioni del personale e fornire formazione o intraprendere azioni disciplinari nei confronti di membri del personale che non svolgono in modo appropriato.

Risorse umane e altre specialità

In alcune società, un responsabile amministrativo può anche svolgere il ruolo di risorse umane in una varietà di compiti relativi ai dipendenti. Ciò include la redazione di contratti, l'elaborazione di buste paga e il reclutamento e la formazione dei dipendenti. Nelle organizzazioni con pochi dirigenti amministrativi, ognuno è generalmente responsabile di una particolare area o specialità. Ad esempio, un ufficio esecutivo potrebbe assumere un dirigente per tenere traccia di tutti i programmi dei suoi superiori, un altro per supervisionare le buste paga e un altro per supervisionare il lavoro quotidiano nel dipartimento IT.