Cosa fa un segretario amministrativo?
Un segretario amministrativo di alto livello è di solito assegnato a un dirigente o dipartimento e può essere responsabile di lavoratori di livello inferiore come receptionist o assistenti a tempo parziale. Questa posizione è generalmente una relazione diretta del dipartimento o dell'individuo. Un segretario amministrativo dovrà essere un esperto di informatica, avere capacità organizzative e di personale ed essere in grado di gestire le riunioni, la ricerca e l'organizzazione del viaggio. La posizione di solito richiede una retribuzione più elevata, specialmente se il lavoro è specializzato.
Gli assistenti possono svolgere attività generali come rispondere al telefono dell'azienda, alla corrispondenza, all'archiviazione e alla gestione della posta, ma il segretario amministrativo di solito è responsabile solo del dipartimento o dell'esecutivo supportato. Alcuni dipartimenti che utilizzano assistenti specializzati includono risorse umane, contabilità e legali. Il segretario può fungere da collegamento tra il dipartimento o il dirigente e il resto dell'ufficio e può anche trattare direttamente con i clienti.
I requisiti per una posizione di segreteria amministrativa includono la possibilità di utilizzare tutta la tecnologia dell'ufficio, come computer con vari software e talvolta un dispositivo di dettatura. Molte aziende oggi cercano candidati in possesso di titoli di studio, ma è possibile prendere in considerazione un'esperienza pregressa a meno che il lavoro non sia altamente specializzato. I segretari legali, ad esempio, avranno bisogno di una formazione specifica per lavorare con i documenti giudiziari. I segretari medici devono conoscere fatturazione e codifica insieme alla terminologia medica.
Ai segretari amministrativi verrà spesso chiesto di organizzare riunioni e teleconferenze tra il capo, altri dirigenti e clienti e pianificare eventi per l'ufficio o i visitatori. L'abilità nel trovare informazioni online e nel mantenere i contatti con i fornitori è utile, così come l'esperienza nel prendere accordi di viaggio. Nelle risorse umane e nella contabilità, la capacità di mantenere la riservatezza è importante quando si tratta di registri di dipendenti privati e informazioni finanziarie.
Il titolare di questa posizione può essere invitato a fornire assistenza nella formazione e nella supervisione dei dipendenti di livello inferiore. Con le aziende che uniscono sempre più le responsabilità, un segretario amministrativo può acquisire esperienza di gestione nel cronometraggio, nella programmazione e nella delega. Ciò contribuirà ad andare avanti all'interno di un'azienda in una posizione nell'amministrazione o nella gestione dell'ufficio. I candidati per un lavoro di amministratore di ufficio avranno bisogno di eccellenti capacità di persone, nonché di conoscenza delle politiche aziendali e delle misure disciplinari.
Per coloro che cercano una carriera come segretaria amministrativa, i corsi di affari in un college o università della comunità possono fornire istruzioni in programmi per computer, matematica, tenuta dei registri e comunicazioni. La certificazione professionale è disponibile per gli assistenti generali e per coloro che desiderano entrare nel campo legale e medico. In molti casi, una laurea o un certificato può determinare un salario più elevato. I programmi di contabilità e risorse umane andranno a beneficio di chi cerca lavoro interessato a quelle aree di lavoro amministrativo.