Cosa fa un tirocinante di gestione degli eventi?
Un tirocinante di gestione degli eventi lavora sotto la guida di un gestore di eventi per garantire che tutti gli aspetti di un evento pianificato siano senza intoppi. La gestione degli eventi è un termine utilizzato per descrivere l'atto di pianificazione e esecuzione di eventi e molte scuole offrono lauree in gestione alberghiera e ospitalità per formare i gestori di eventi. Il tirocinante di gestione degli eventi lavora con il gestore di eventi per coordinare il tema, il budget, il cibo, la sede, la musica, i comunicati stampa, la sicurezza e molti altri aspetti logistici richiesti quando si ospita un evento.
Il tema è in genere il primo elemento discusso quando i gestori di eventi lavorano con un cliente. Comprendere esattamente ciò che il cliente desidera aiuta il tirocinante Event Manager e Event Manager a sapere da dove iniziare. Le posizioni dei tirocinanti spesso prevedono la ricerca della storia dietro il tema per raggiungere l'accuratezza storica. Ad esempio, una festa in costume andata con il vento dovrebbe includere abiti antebellum e forse anche cibo e musica del periodo. Il tirocinante manager di eventi researcè gli articoli normali di quel periodo di tempo e fornisce al gestore di eventi i dettagli necessari per sviluppare un piano.
Il budget è un altro aspetto importante nella pianificazione degli eventi. Una volta stabilito il tema, il gestore di eventi discuterà delle soglie di bilancio con il cliente per determinare quale importo di spesa è disponibile. Il tirocinante è quindi responsabile della richiesta di quotazioni dai vari fornitori, consolidare le informazioni e fornire al gestore degli eventi un rapporto da rivedere. A seconda del rapporto finale, potrebbero essere necessari negoziati per garantire che le esigenze del cliente siano soddisfatte. Il tirocinante può partecipare ai negoziati tra il responsabile dell'evento e i venditori o il cliente per scoprire come viene condotta l'arte della negoziazione.
Un tirocinante di gestione degli eventi è talvolta considerato un "gopher" a causa del numero di compiti dell'ultimo minuto assegnati. Mentre il giorno dell'evento si avvicina, molti piccoliAttività come chiamare per confermare le consegne o verificare il R.S.V.P. Elenco Fall al tirocinante. Le sessioni di feedback giornaliere sono comuni in cui il gestore di eventi e il tirocinante attraversano una lista di controllo per assicurarsi che tutti gli aspetti siano gestiti tempestivamente.
Il giorno dell'evento effettivo, il tirocinante di gestione degli eventi ha in genere il compito di coordinare dietro le quinte con i vari fornitori. Cose banali come la pianificazione del parcheggio e le zone di scarico per i venditori e confermare che gli articoli corretti ordinati sono stati consegnati in caduta al tirocinante. Quando l'evento è iniziato, il responsabile dell'evento potrebbe far parte dei festeggiamenti e il tirocinante monitorerà continuamente i venditori per garantire che le cose funzionino senza intoppi.
Una volta concluso l'evento, il tirocinante manager e di gestione degli eventi lavorerà con i venditori per garantire che la sede sia lasciata in condizioni incontaminate e che tutti i materiali vengano rimossi. Nei giorni successivi all'evento, il tirocinante lavorerà per restituire eventuali articoli in affitto o preso in prestitoe preparare un rapporto delle spese finali. Il manager e il tirocinante discutono di eventuali problemi che hanno determinato e determinano come gestire il futuro. Una volta pagate le spese finali, il tirocinante presenta il rapporto evento e passa al prossimo evento.