Cosa fa un agente delle informazioni?
Un agente di informazione è un professionista delle pubbliche relazioni. La posizione è concepita come una linea di comunicazione diretta tra il pubblico e un dipendente dell'azienda. In genere, le aziende con un componente di servizio che genera molte domande da parte dei clienti designeranno un agente di informazioni per fornire dettagli sul servizio. L'agente è normalmente autorizzato a fornire informazioni specifiche sulle operazioni dell'azienda, ma non è autorizzato come portavoce della società in generale o per parlare della politica aziendale al di fuori dell'area specifica di competenza.
Per quanto utile possa essere pubblicare informazioni sui cartelloni pubblicitari, diffonderle per iscritto o fornire una versione registrata delle informazioni quando le persone chiamano, le aziende spesso scoprono che i clienti vogliono parlare con una persona dal vivo. Ciò è particolarmente vero con i prodotti di servizio, dove un'adeguata erogazione del servizio può dipendere dalle idiosincrasie delle persone coinvolte. Invece di cercare di anticipare ogni domanda che potrebbe sorgere, un'azienda può assumere un agente di informazioni per soddisfare la necessità che i clienti parlino direttamente con un rappresentante dell'azienda.
Gli agenti di informazione devono padroneggiare un determinato corpus di informazioni. Sono responsabili della gestione delle domande sull'argomento da parte dei clienti, del pubblico o della stampa. Un agente di informazione può essere responsabile di rispondere alle domande di persona, per telefono o elettronicamente, tramite e-mail, chat online o post di forum su un sito Web.
Ad esempio, una compagnia che fornisce servizi di traghetto potrebbe assumere un agente di informazione per rispondere alle domande sul sito di imbarco durante le ore di servizio. L'agente può rispondere, tra le altre cose, a domande sul programma, i servizi sulla barca e la durata e i costi del viaggio. Sebbene questo sia il tipo di informazioni che le persone potrebbero trovare da sole guardando una brochure stampata, rendere disponibile una persona dal vivo migliora le relazioni con i clienti. Aiuta anche a mantenere le operazioni senza intoppi durante quei periodi in cui sorgono domande insolite, ad esempio se una persona può pescare al di fuori del lato del traghetto durante il viaggio.
Questo lavoro è generalmente considerato una posizione di supporto nel servizio clienti o dipartimenti di pubbliche relazioni. Alcune aziende affronteranno i relativi doveri secondo necessità. Ad esempio, a volte un agente può essere tenuto a presentare reclami dei clienti e presentare rapporti alla direzione. È possibile che venga richiesto di effettuare prenotazioni dei clienti come parte del lavoro o di mantenere la visualizzazione di informazioni esterne. I suoi compiti principali consisteranno nel fornire informazioni, ma altri compiti possono essere assegnati in base al modo in cui opera l'azienda.