Cosa fa un assistente di Office?
Assistente di ufficio è un termine vago che può descrivere molti diversi tipi di lavori svolti in un ufficio. A volte può essere usato come sinonimo di parole come assistente amministrativo, oppure può fare riferimento al personale di supporto dell'ufficio che aiuta il lavoro di assistenti amministrativi, assistenti esecutivi o segretari. L'assistente di ufficio medio può svolgere una varietà di lavori in ufficio e generalmente ha bisogno delle competenze di base dell'ufficio per il lavoro.
Un assistente di ufficio di quest'ultimo tipo potrebbe svolgere uno dei seguenti lavori:
- Rispondi ai telefoni
- Archiviare e organizzare le informazioni
- Prendi messaggi
- Fare commissioni
- genere
- Inserire dati o elaborare testi
- Lavora per supportare altro personale dell'ufficio
- Utilizzare apparecchiature per ufficio come fotocopiatrici o fax
- Utilizzare programmi specifici come Microsoft Word®, Excel® o Access®
- Fornire assistenza clienti
- Aiuta con la contabilità dell'ufficio
Assistenti di ufficio più avanzati potrebbero essere responsabili della gestione di un ufficio, del supporto diretto dei dirigenti e della supervisione di altri impiegati dell'ufficio. In genere, quando il supporto a dirigenti o impiegati di alto livello è più diretto, l'assistente di ufficio può essere definito un assistente amministrativo o esecutivo. Se l'assistente di ufficio supervisiona altri dipendenti, può essere chiamato un responsabile dell'ufficio.
Spesso, gli assistenti d'ufficio devono essere impiegati "tuttofare". Devono avere buone capacità di battitura, essere disposti a prendere ordini da altri dipendenti, essere pronti a lavorare in una varietà di capacità e avere almeno una conoscenza iniziale del tipico software per ufficio. Il lavoro può variare di giorno in giorno e può dipendere dalle esigenze attuali dell'ufficio. È possibile che vengano immessi dati un giorno, archiviati il giorno successivo e inviati via fax o posta per materiale promozionale in un altro giorno. A volte se l'ufficio è basato sul servizio clienti, la misura in cui sei occupato può dipendere dal traffico dei clienti.
Un assistente di ufficio può aver completato i programmi di certificazione attraverso scuole di commercio o college di comunità. Altri hanno diplomi di scuola superiore e pochi mancano anche quello. Le abilità principali che sono richieste sono la capacità di digitare in modo rapido e preciso, le buone maniere telefoniche, le abilità delle persone buone e la capacità dimostrata di essere organizzate. Altre aziende vogliono assicurarsi di poter lavorare con il software per ufficio e alcune aziende richiedono di eseguire test su tale software per dimostrare la capacità.
Quando gli assistenti d'ufficio sono realmente assistenti diretti per i professionisti, il loro lavoro può essere più concentrato. Faranno essenzialmente qualsiasi attività di ufficio sia necessaria in modo che il professionista non debba. Gli assistenti amministrativi ed esecutivi tendono ad avere una maggiore esperienza con il software per ufficio e spesso fungono da operatori per i clienti e i loro dirigenti. Possono gestire uffici e assumere e licenziare assistenti di ufficio che possono aiutarli con il loro lavoro a supporto del professionista.
Poiché il termine può significare tante cose, anche l'intervallo di retribuzione può essere variabile. L'assistente di ufficio con competenze minime in ufficio può guadagnare poco più del salario minimo. Gli assistenti amministrativi possono richiedere uno stipendio più elevato, con uno stipendio medio nell'intervallo $ 30.000 US Dollar (USD). Molti ne fanno molto di più, a seconda della loro esperienza e responsabilità lavorative.