Cosa fa un impiegato di automazione degli uffici?
Un impiegato di automazione degli uffici garantisce che tutti i sistemi automatizzati vitali per le operazioni dell'ufficio quotidiano siano in ordine di lavoro. È generalmente tenuto a conoscere questi sistemi in merito al loro funzionamento, manutenzione e riparazione. In caso di guasto delle attrezzature o della macchina, l'opinione dell'impiegato di automazione dell'ufficio se la sua riparazione o sostituzione sia più logica ed economica è spesso valutata al di sopra di altri lavoratori clericali.
Oltre al monitoraggio di macchine e attrezzature, si può prevedere che un impiegato di automazione degli uffici li gestisca. Spesso vengono assegnate regolarmente attività usando computer, stampanti e scanner. Ci si può aspettare che sia abile nei contatori di spese postali, macchine per fax, fotocopiatrici e sistemi di telecomunicazione. Preferibilmente, la sua conoscenza di questi sistemi è abbastanza ampia da consentire agli altri di correggere il funzionamento.
In alcuni ambienti aziendali, l'impiegato di automazione degli uffici è tenuto a gestire e mantenere altre attrezzature, come il monitoraggio della sicurezza DEvices e cancelli di sicurezza. Il suo lavoro può comportare il controllo e la verifica delle credenziali di fornitori, appaltatori e visitatori. In atmosfere eccezionalmente sicure, potrebbe essere richiesto di eseguire scansioni del corpo con un rilevatore di metalli portatili.
Dal momento che la manutenzione e il funzionamento delle attrezzature per ufficio potrebbero non essere un lavoro a tempo pieno in alcuni ambienti, l'impiegato svolge comunemente una varietà di attività di supporto amministrativo. La sua conoscenza generale e versatilità delle competenze in genere lo rendono una preziosa risorsa aziendale. Accenda regolarmente tra i dipartimenti per aiutare i progetti come il tempo lo consente.
Queste responsabilità aggiuntive includono comunemente la manutenzione e l'aggiornamento di manuali e pubblicazioni tecniche. Potrebbe anche essere richiesto di aiutare con i documenti di archiviazione e archiviazione. Occasionalmente, può essere chiamato ad aiutare con i compiti del servizio clienti e della reception, come rispondere alle chiamate in arrivo e ai visitatori di salutiS. Se è considerato abile nelle comunicazioni scritte, potrebbe essere chiesto di rivedere la corrispondenza per grammatica, punteggiatura e contenuto.
La mailroom spesso utilizza l'assistenza di un impiegato di automazione dell'ufficio. La sua discrezione e il suo giudizio in genere possono essere fidati per determinare la riservatezza della posta in arrivo e in uscita. Potrebbe essere richiesto di assicurarsi che la posta sia correttamente indirizzata e che sia appropriata l'affrancatura. Se vengono utilizzati i corrieri esterni, l'impiegato di automazione dell'ufficio viene spesso chiamato a organizzare i servizi e seguire i pick-up e le consegne.
La posizione dell'impiegato di automazione degli uffici non richiede alcuna istruzione formale, sebbene un diploma di scuola superiore o equivalente sia di solito un prerequisito da considerare. L'esperienza nelle operazioni di ufficio è molto apprezzata, così come una buona attitudine nelle operazioni e nella riparazione della macchina per ufficio. I lavoratori in questa posizione possono cercare una promozione allo specialista dell'automazione degli uffici, una posizione che generalmente paga un maggiorestipendio e può offrire più responsabilità sul posto di lavoro, sfide e opportunità di avanzamento.