Cosa fa un impiegato di automazione di Office?
Un impiegato di automazione dell'ufficio assicura che tutti i sistemi automatizzati vitali per le operazioni quotidiane dell'ufficio siano funzionanti. In genere è tenuto a conoscere questi sistemi per quanto riguarda il loro funzionamento, manutenzione e riparazione. In caso di guasti alle apparecchiature o alle macchine, l'opinione dell'impiegato dell'automazione dell'ufficio sul fatto che la sua riparazione o sostituzione sia più logica ed economica spesso viene valutata al di sopra di altri impiegati.
Oltre al monitoraggio di macchine e attrezzature, ci si può aspettare che anche un impiegato di automazione dell'ufficio le gestisca. Spesso gli vengono assegnate attività regolarmente tramite computer, stampanti e scanner. Ci si può aspettare che sia esperto in contatori postali, fax, fotocopiatrici e sistemi di telecomunicazione. Preferibilmente, la sua conoscenza di questi sistemi è abbastanza ampia da consentire agli altri di istruirne il corretto funzionamento.
In alcuni ambienti aziendali, l'impiegato dell'automazione dell'ufficio è tenuto a utilizzare e mantenere altre apparecchiature, come i dispositivi di monitoraggio della sicurezza e le porte di sicurezza. Il suo lavoro può comportare il controllo e la verifica delle credenziali di venditori, appaltatori e visitatori. In atmosfere eccezionalmente sicure, potrebbe essere richiesto di eseguire scansioni del corpo con un metal detector portatile.
Poiché la manutenzione e il funzionamento delle apparecchiature per ufficio potrebbero non essere un lavoro a tempo pieno in alcuni ambienti, l'impiegato esegue comunemente una varietà di attività di supporto amministrativo. Le sue conoscenze generali e la versatilità delle competenze in genere lo rendono un bene aziendale prezioso. Galleggia regolarmente tra i dipartimenti per assistere ai progetti quando il tempo lo consente.
Queste responsabilità aggiuntive includono comunemente la manutenzione e l'aggiornamento di manuali tecnici e pubblicazioni. Potrebbe anche essere richiesto di aiutare con l'archiviazione e l'archiviazione dei documenti. Occasionalmente, può essere chiamato ad aiutare con il servizio clienti e le funzioni di ricezione, come rispondere alle chiamate in arrivo e salutare i visitatori. Se è considerato esperto nelle comunicazioni scritte, potrebbe essere chiesto di rivedere la corrispondenza per grammatica, punteggiatura e contenuto.
Spesso la mailroom utilizza l'assistenza di un impiegato di automazione dell'ufficio. La sua discrezione e il suo giudizio generalmente possono essere considerati attendibili per determinare la riservatezza della posta in arrivo e in uscita. Potrebbe essere richiesto di assicurarsi che la posta sia indirizzata correttamente e che sia apposta un'affrancatura adeguata. Se vengono utilizzati corrieri esterni, l'addetto all'automazione dell'ufficio viene spesso chiamato a organizzare i servizi e dare seguito a ritiri e consegne.
La posizione di impiegato di automazione dell'ufficio non richiede alcuna istruzione formale, sebbene un diploma di scuola superiore o equivalente sia di solito un prerequisito per la considerazione. L'esperienza nelle operazioni d'ufficio è molto apprezzata, così come una buona attitudine nell'uso e nella riparazione delle macchine per ufficio. I lavoratori in questa posizione potrebbero cercare una promozione per gli specialisti dell'automazione degli uffici, una posizione che generalmente paga uno stipendio più elevato e può offrire maggiori responsabilità sul posto di lavoro, sfide e opportunità di avanzamento.