Che cos'è un impiegato di mailroom?
Un addetto alla posta è generalmente il responsabile della posta in entrata e in uscita di un'azienda. In genere lavora in una stanza dedicata alla ricezione di lettere e pacchi e alla preparazione della posta per la spedizione da parte dell'ufficio postale locale o di un servizio di spedizione indipendente. Il lavoro di un impiegato di un ufficio postale può essere presso una società privata, un'agenzia governativa, un gruppo senza scopo di lucro o un'operazione militare.
Quando la posta viene recapitata a una grande azienda, normalmente va in una stazione centralizzata o stanza designata. L'addetto alla posta in genere divide la posta per dipartimento e quindi la suddivide ulteriormente per le persone che lavorano in ciascun dipartimento. Solitamente carica gli articoli ordinati su un carrello postale e segue un percorso prescritto per distribuire la posta in tutta l'azienda. Se lo spazio e il tempo lo consentono, l'addetto alla mailroom può prelevare lettere in uscita e piccoli pacchi lungo il suo percorso e consegnare anche memo e messaggi non postali tra i reparti.
Se una società spedisce pacchi nell'ambito della propria attività, l'addetto alla mailroom è spesso responsabile della preparazione delle spedizioni. Di solito le viene richiesto di conoscere le tariffe e le pratiche di spedizione di diverse compagnie di spedizioni in modo da poter scegliere il metodo più rapido ed economico per spedire vari tipi di posta. Se per determinate spedizioni si applicano particolari istruzioni o movimentazione, ci si aspetta che l'addetto alla mailroom segua le linee guida imposte.
I documenti di spedizione generati dal computer sono spesso utilizzati dalle aziende. Le aziende spesso creano un account online con vari corrieri che fatturano l'azienda per i propri servizi, inviando regolarmente etichette e forniture. Un impiegato della sala postale è comunemente richiesto per ordinare materiali di consumo e mantenere i conti postali a livelli adeguati.
Alcune aziende potrebbero richiedere al commesso di utilizzare una vasta gamma di strumenti e macchine per la corrispondenza. Questi includono comunemente affrancatrici, bilance, smistatrici ed etichettatrici, apriscatole elettriche, saldatrici e attrezzature per piegare e inserire. Se un'azienda spedisce regolarmente pacchi di grandi dimensioni, le macchine per nastrare o pinzare possono essere utilizzate per sigillare in modo sicuro scatole e pacchi.
Di solito, un impiegato della sala postale deve possedere buone capacità organizzative per svolgere efficacemente il suo lavoro. In genere si prevede che sia in buone condizioni fisiche per sollevare e trasportare pacchi pesanti. In genere è necessaria una buona attitudine al computer per creare documenti di spedizione e conservare file e record correlati.
Per ottenere un lavoro come impiegato in una sala postale di solito richiede un diploma di scuola superiore o equivalente. L'esperienza in un ufficio o in un ambiente di spedizione è generalmente preferita per questi candidati. Un numero significativo di impiegati della posta considera la posizione come un trampolino di lancio verso posizioni di pagamento più elevate all'interno di un'azienda.