Che cos'è un impiegato della mailroom?
Un impiegato della posta è comunemente la persona responsabile della posta in arrivo e in uscita di un'azienda. In genere lavora in una stanza dedicata alla ricezione di lettere e pacchetti e preparazione di posta per la spedizione da parte dell'ufficio postale locale o un servizio di spedizione indipendente. Il lavoro di un impiegato per posta può essere con una società privata, un'agenzia governativa, un gruppo senza scopo di lucro o un'operazione militare.
Quando la posta viene consegnata a una grande azienda, normalmente va in una stazione centralizzata o in una stanza designata. L'impiegato della posta in genere divide la posta per dipartimento e poi la scompone ulteriormente dalle persone che lavorano in ciascun dipartimento. Carica abitualmente gli articoli ordinati su un carrello di posta e segue un percorso prescritto per distribuire la posta in tutta la società. Se lo spazio e il tempo lo consentono, l'impiegato della mailroom può raccogliere lettere in uscita e piccoli pacchetti lungo il suo percorso e consegnare anche memo e messaggi non di posta tra i dipartimenti.
Se un'azienda spedisce pacchetti come parte della sua attività, l'impiegato delle spese postali è spesso responsabile della preparazione delle spedizioni. Di solito è tenuta a conoscenza delle tariffe di spedizione e delle pratiche di diverse società di inoltro di posta in modo da poter scegliere il metodo più veloce ed economico per spedire vari tipi di posta. Se la movimentazione o le istruzioni speciali si applicano a determinate spedizioni, si prevede che l'impiegato della Mailroom seguirà le linee guida imposte.
I documenti di spedizione generati dal computer vengono spesso utilizzati dalle aziende. Le aziende spesso creano un account online con vari spedizionieri che fatturano la società per i loro servizi, etichette di spedizione e forniture su base regolare. Un impiegato delle spese postali è comunemente tenuta a ordinare le forniture e mantenere i conti di spedizione a livelli appropriati.
Alcune aziende potrebbero richiedere all'impiegato di gestire una vasta gamma di strumenti e macchine postali. Questi includono comunemente mete affrancateRS, scale, macchine di smistamento e etichettatura, apri di buste elettrica, sigillanti e attrezzature a piega e inserimento. Se un'impresa spedisce grandi pacchetti su base regolare, le macchine da taping o pinzal possono essere utilizzate per sigillare in modo sicuro scatole e pacchi.
Un impiegato delle mailroom è di solito tenuto ad avere buone capacità organizzative per svolgere in modo efficiente il suo lavoro. Si prevede che in genere sia in buone condizioni fisiche per sollevare e trasportare pacchetti pesanti. Una buona attitudine al computer è generalmente necessaria per creare documenti di spedizione e mantenere file e record correlati.
Ottenere un lavoro come impiegato in una mailroom di solito richiede un diploma di scuola superiore o equivalente. L'esperienza in un ufficio o in un ambiente di spedizione è generalmente preferita per questi candidati. Un numero significativo di impiegati della mailroom considera la posizione come una pietra per lancio a posizioni paganti più alte all'interno di un'azienda.