Cos'è un assistente amministrativo?

Un assistente amministrativo ha molti degli stessi doveri di un segretario, tra cui digitazione, deposito, risposta ai telefoni e prendendo appunti alle riunioni. Oltre a ciò, può anche supervisionare la logistica di un ufficio, collaborare con i supervisori su progetti importanti e supervisionare i segretari. Sebbene ci sia poca istruzione formale necessaria per lavorare in questa posizione, gli assistenti esecutivi o quelli che lavorano in settori specialistici potrebbero aver bisogno di una formazione aggiuntiva.

doveri

I compiti di un assistente amministrativo vanno spesso ben oltre le attività di segreteria e includono la gestione di cose logistiche per l'ufficio, come ordinare forniture, gestire posta e scartoffie che entrano e uscite dal business e coordinando gli orari delle persone. In molti casi, è una fonte di informazioni con il pubblico e, come tale, a volte agisce come "faccia" dell'azienda. Alcuni assistenti senior supervisionano anche assistenti o segretari junior, nel qual caso potrebbero aver bisogno di fare un perfo periodicoRapporti o presentazioni RMance. Molte persone in questa posizione aiutano anche a formare il nuovo personale, in particolare se svolgeranno compiti amministrativi. Un assistente amministrativo ha anche bisogno di alcune conoscenze pratiche, come come lavorare con una varietà di attrezzature per ufficio.

set di abilità

Le persone che lavorano in questa posizione devono essere estremamente buone con i dettagli e in grado di gestire molte attività contemporaneamente, poiché sono spesso responsabili dei programmi di più persone e possono supervisionare l'avanzamento di diversi progetti contemporaneamente. Dovrebbero anche essere bravi con le persone, poiché il lavoro richiede molta interazione con le persone in ufficio e con i clienti. Essere in grado di effettuare chiamate di giudizio e lavorare in modo indipendente è anche una parte importante del lavoro, poiché l'assistente amministrativo è la persona che è probabile che sappia quali documenti sono importanti e quali possono essere scartati, quali e-mailpuò essere gestito a livello di ufficio e che deve essere inoltrato all'alta management e come elaborare la catena di comando per fare le cose. Oltre a tutto ciò, gli assistenti amministrativi devono essere articolati, bravi a scrivere e buoni con la tecnologia, poiché spesso sono tenuti a rispondere a posta, correggere i documenti e lavorare con i database.

Specialità

Gli assistenti amministrativi possono specializzarsi in un dipartimento specifico in un'organizzazione, come le risorse umane o IT, sebbene ciò sia più comune nelle organizzazioni più grandi. Gli assistenti amministrativi esecutivi lavorano solo con i dirigenti in un'azienda. Possono essere responsabili di un pool di persone o possono lavorare solo con uno. In entrambi i casi, l'Assistente è responsabile del controllo dell'accesso ai dirigenti, della procedura di viaggi e della conferenza e dell'interazione con fornitori, dirigenti di altre società e membri del consiglio, oltre alle normali doveri amministrativi. In generale, più alto è l'exEcutive, più abilità ed esperienza di cui le esigenze assistenti.

Inoltre, gli assistenti amministrativi possono specializzarsi in alcuni settori, come la medicina o la legge. Oltre ai normali compiti associati a questa posizione, svolge anche compiti specificamente correlati a quel campo. Ad esempio, un assistente legale può anche ricercare precedenti legali e aiutare a preparare briefing, mentre un assistente medico di solito deve conoscere la fatturazione assicurativa o le procedure di laboratorio. Alcune persone fanno anche questo lavoro da casa per telefono e Internet, nel qual caso sono chiamati assistenti amministrativi virtuali.

Allenamento

In molti casi, una persona può iniziare a lavorare in questo lavoro con un diploma di scuola superiore e un po 'di formazione nelle competenze commerciali e informatiche. Per posizioni specializzate, come in un ufficio medico o legale, deve conoscere il vocabolario specifico per quella posizione. Un certificato da un programma di formazione, una laurea o una certificazione attraverso un organo riconosciutoL'izazione può aiutare quando si tratta di essere assunti o promossi.