Che cos'è la gestione dei contratti?
Il termine gestione dei contratti viene generalmente utilizzato nei dipartimenti di approvvigionamento o di acquisto. Nell'ambito delle responsabilità del dipartimento acquisti, il gestore negozia, accetta e firma contratti con fornitori di beni e servizi per l'organizzazione. La gestione dei contratti è il processo per garantire che il fornitore onori le condizioni contrattuali negoziate. Sebbene il ruolo degli appalti nel processo di negoziazione sia una parte essenziale di un processo di gestione dei costi, la gestione dei contratti è dove i risparmi effettivi vengono raggiunti o persi.
Pratiche efficaci di gestione dei contratti si traducono in minori costi operativi, servizi efficienti e una posizione di contrattazione più forte durante il prossimo ciclo di negoziati. La gestione del contratto include la garanzia della conformità del contratto, fungendo da contatto principale per le questioni relative al servizio e alla risoluzione delle controversie, nonché la gestione di eventuali pagamenti o clausole negoziate nel contratto. In generale, la gestione dei contratti può essere suddivisa in tre aree principali: soglie, sconti e clausole di prestazione.
Soglia è un termine usato per definire obiettivi specifici di spesa in dollari, transazioni o unità acquistate. Queste soglie sono generalmente legate a sconti in dollari sul prezzo di acquisto e spesso si basano sul numero di ordini ricevuti in un determinato periodo di tempo. Come parte del processo di negoziazione, le soglie sono spesso utilizzate per richiedere sconti ancora più profondi di quelli normalmente forniti dal fornitore. All'aumentare del volume, il fornitore ha la motivazione e la capacità di ridurre il prezzo, poiché i suoi costi diminuiscono.
Gli sconti vengono utilizzati come premio o incentivo per il fornitore per raggiungere obiettivi specifici. Ad esempio, un forno può negoziare l'acquisto di una determinata quantità di farina in un determinato periodo di tempo. Eventuali richieste aggiuntive non pianificate che vengono completate entro un determinato periodo di tempo possono beneficiare di uno sconto per il fornitore. La fattura è relativa all'importo standard, ma lo sconto viene calcolato e rimborsato al fornitore come ricompensa per soddisfare un'esigenza immediata. Questa flessibilità si trova spesso in ambienti sensibili al tempo, in cui il contratto prevede un programma di consegna standard, ma è necessaria ulteriore flessibilità per soddisfare i requisiti aziendali.
Le clausole di performance si basano su elementi misurabili che sono fondamentali per il funzionamento dell'azienda. Le clausole comuni si basano sulla consegna entro un periodo di tempo specifico, fatturazione entro un intervallo di date prestabilito, rispetto delle date di consegna di riferimento e percentuale di completamento per i progetti di costruzione. Lo scopo di una clausola di prestazione è stabilire un metodo di misurazione accettato tra il fornitore e il cliente. Queste clausole sono spesso legate a sanzioni o premi, a seconda del settore.
Una gestione efficace dei contratti prevede il monitoraggio delle attività quotidiane, la gestione delle prestazioni e il follow-up con il fornitore. Solo attraverso un processo di gestione attiva del contratto la società può richiedere qualsiasi beneficio incluso nel contratto. Questi vantaggi possono includere clausole di rilascio anticipato, riduzioni di pagamento aggiuntive e altre sanzioni.