Come posso calcolare le spese amministrative?

Le spese amministrative sono costi che non incidono su un'area specifica dell'azienda, come marketing o produzione. È importante pianificare accuratamente le spese amministrative, poiché l'amministrazione di un'azienda è spesso il cuore di operazioni efficienti. Per calcolare le spese amministrative, è essenziale tenere buoni registri e tenere conto di tutte le possibili variabili. Con buoni registri, calcolare le spese è semplice come sommare i totali delle ricevute.

I costi amministrativi fissi sono quelli che di solito non variano di mese in mese. Ciò può includere spese telefoniche, salari o spese assicurative. Mentre questi possono cambiare periodicamente, ad esempio assumendo o perdendo un dipendente, questi costi rimangono generalmente gli stessi di mese in mese.

I costi variabili possono includere alcune spese semi-fisse, come bollette del gas o dell'elettricità. Mentre questi possono variare leggermente da un mese all'altro, generalmente resteranno a una distanza ravvicinata. Per contabilizzare correttamente i costi semifissi, prova a creare un costo mensile medio sommando un anno di costi e dividendo per 12. Ciò ti darà un'idea adeguata delle spese mensili o trimestrali.

Le esigenze di approvvigionamento possono cambiare di volta in volta, causando variazioni nelle spese amministrative. I calcoli delle forniture possono includere articoli come carta, toner o materiali postali, ma possono anche includere acquisti più consistenti come nuovi computer, mobili per ufficio o gas per i veicoli aziendali. Una buona tenuta dei registri è fondamentale per tenere traccia dei costi e della regolarità degli ordini di approvvigionamento. Mantenere un semplice file di foglio di calcolo che elenca il tipo di acquisto, la data di acquisto e il costo aiuterà a semplificare la compilazione delle spese di approvvigionamento.

Molte aziende disporranno di fondi amministrativi discrezionali per determinati scopi. Questi possono includere fondi per formazione o seminari, feste, bonus o servizi per i dipendenti come distributori automatici. Stabilire un budget accurato per le spese discrezionali può aiutare a mantenere le spese in linea fornendo le migliori opportunità alla forza lavoro.

Le aziende a volte possono anche includere una cattiva protezione dei pagamenti nelle loro spese amministrative. Sfortunatamente, quasi tutte le aziende si trovano alla fine di ricevere un falso controllo o una transazione fraudolenta di volta in volta. Nei casi in cui l'azione penale è impraticabile o impossibile, i fondi di pagamento inadeguato possono aiutare a evitare che i margini di profitto si distorcano.

Quando le spese amministrative vengono calcolate in modo accurato e confrontate con il profitto, diventa facile vedere dove è possibile effettuare tagli o espansioni. Sapere se è conveniente assumere un altro lavoratore, cercare forniture più economiche o aggiornare i sistemi informatici può essere compreso a colpo d'occhio esaminando il budget e le spese per l'amministrazione. Gli esperti raccomandano che un buon monitoraggio delle spese amministrative sia un'attività quotidiana che viene regolarmente monitorata ed esaminata per possibili miglioramenti.