Come faccio a scegliere il foglio di calcolo delle migliori spese?

I fogli di calcolo sono utili per tenere traccia delle spese a più livelli. La loro struttura a colonne e righe consente loro di essere stampati facilmente e condivisi tra le parti interessate. Per acquisire il miglior foglio di calcolo delle spese, l'utente deve prima definire lo scopo del foglio e i risultati desiderati dall'utilizzarlo. Anche il livello di abilità di tutti gli utenti dovrebbe essere preso in considerazione. Costi e disponibilità completano i criteri finali per il miglior foglio di calcolo delle spese.

Ai fini del monitoraggio delle spese di casa, nei negozi di articoli per ufficio sono disponibili tablet costituiti da 25 o 50 copie di un foglio di calcolo delle spese giornaliere. Questi moduli offrono spazi per tracciare i pasti, il chilometraggio delle auto, gli acquisti di gas e altre spese. Usando diligentemente questi moduli, gli utenti possono analizzare accuratamente le spese su periodi giornalieri, settimanali o altri periodi pertinenti. I moduli sono economici, facili da usare ovunque e comunicano chiaramente i risultati.

Le versioni per computer del foglio elettronico sono disponibili in molti tipi di software di gestione degli account per uso domestico e in ufficio. Questi programmi hanno sottoprogrammi che gestiscono le stesse spese ma aggiungono categorie come corsi di formazione o divise. Gli utenti in rete possono compilare i moduli online e i risultati vengono uniti nel sistema di contabilità aziendale. On o offline, il foglio di calcolo delle spese deve essere chiaro e inequivocabile. Programmi più sofisticati hanno routine di controllo degli errori che filtrano l'input dell'utente e limitano gli errori.

I programmi di contabilità su scala aziendale spesso trascurano la necessità del controllo del progetto a livello di gestione centrale. I buoni programmi offrono moduli che raccolgono facilmente i dati a livello di progetto, presentano alla direzione centrale e raggruppano i valori nei moduli contabili. I migliori programmi separano effettivamente la gestione del progetto dalla contabilità aziendale, offrendo al project manager o ai responsabili di reparto l'opportunità di approvare e presentare le spese a livello aziendale.

Tra i pacchetti software commerciali e i moduli commerciali vi sono moduli e programmi sviluppati dall'utente che utilizzano applicazioni di fogli di calcolo commerciali. Molti modelli sono disponibili online che l'utente può personalizzare. I fogli di calcolo delle spese possono essere combinati per fornire input a un altro programma.

Molti fogli di calcolo delle spese non possono essere implementati in modo efficace perché eccessivamente complicati. La ricompensa di semplici fogli di calcolo, purché vengano raccolte informazioni critiche, è maggiore conformità e accuratezza. Nel tentativo di prevenire l'uso improprio, le aziende spesso raccolgono informazioni varie che non sono effettivamente riviste o utili.

Ai bambini può essere insegnato a tenere traccia delle proprie spese di abbigliamento o di intrattenimento in preparazione di compiti di gestione finanziaria più complessi. Le entrate sono generalmente fissate per una famiglia e il lato spese del budget è spesso l'unico elemento che può essere gestito. I bambini possono progettare il proprio foglio di calcolo delle spese su un semplice foglio governato e fare un primo passo verso l'indipendenza finanziaria.