Come posso mantenere un piccolo registro di cassa?
Per mantenere un piccolo registro di cassa, dovrai prima decidere se vuoi conservare un registro scritto o registrare le transazioni su un computer. Quindi dovrai creare o ottenere un registro con le colonne di registrazione appropriate, come quelle per date, importi delle transazioni, descrizioni di entrate o spese e saldi. Una volta creato questo registro, è possibile tenere traccia semplicemente registrando ogni volta che si paga qualcosa con denaro contante o si riceve denaro in questo modulo. Inoltre, è possibile trarre vantaggio dal mantenimento delle ricevute per il backup delle voci del registro.
Quando devi tenere un piccolo registro di cassa, è importante capire che hai delle scelte quando si tratta di crearlo. È possibile utilizzare un registro scritto, un programma software appositamente progettato per la registrazione di piccole transazioni in contanti o anche solo un foglio di calcolo per creare il registro. Se si decide di utilizzare un'opzione per computer per la registrazione di piccole quantità di denaro, tuttavia, è generalmente fondamentale eseguire il backup dei file su base regolare. Se non ricordi di farlo, potresti avere difficoltà a capire come hai speso piccoli soldi e provare le tue spese in caso di crash del sistema.
In genere, un piccolo registro di cassa avrà un'area designata per la registrazione di vari pezzi di dati. Ad esempio, il registro che crei dovrebbe contenere una colonna per inserire la data in cui hai pagato in contanti o ricevuto in contanti, nonché una colonna per indicare se hai ricevuto o meno una ricevuta per documentare la transazione. Il tuo registro dovrebbe includere anche un'area per elencare la parte a cui hai pagato in contanti o la persona da cui hai ricevuto denaro e l'importo della transazione. Sarà inoltre necessaria un'area per la descrizione della transazione. Ad esempio, in questa area è possibile notare che hai pagato per le forniture o ricevuto una donazione.
Quando si tiene un registro per piccole quantità di denaro, è necessario tenere traccia anche del saldo nel proprio account. Ciò significa che avrai bisogno di una colonna in cui registrare il saldo del tuo piccolo fondo di cassa dopo ogni transazione. Tenere traccia del saldo non è solo una buona tenuta dei registri, ma può anche rendere più semplice notare quando è il momento di ricostituire il tuo piccolo fondo di cassa.
Se gestisci un'azienda con dipendenti, dovrai decidere chi avrà accesso al tuo piccolo denaro ed essere responsabile della tenuta del registro. Se più di una persona avrà accesso, sarà necessario un sistema per registrare chi è responsabile di quale transazione. È possibile tenere traccia di ciò aggiungendo una colonna al registro per il nome dell'impiegato.
Oltre a tenere un piccolo registro di cassa, è anche importante conservare tutte le ricevute che ricevi in relazione a piccole quantità di denaro. Ciò include anche le entrate per i piccoli importi che non consideri molto importanti. In seguito potresti aver bisogno di queste ricevute per provare alcune delle tue spese.