Come si esegue un inventario delle risorse?
Come parte di un processo di fine anno finanziario, le aziende con attività fisiche in genere sono tenute a completare un inventario delle attività. Lo scopo di un inventario delle attività è di contare e documentare fisicamente la posizione di tutte le attività elencate nel bilancio. Questo processo è considerato parte della preparazione richiesta ogni anno e in genere è programmata da tre a quattro settimane prima della fine effettiva dell'anno.
Ci sono quattro elementi che in genere devono verificarsi in un inventario delle attività: revisione dell'elenco delle attività dai registri finanziari, ispezionare fisicamente ogni attività, determinare se la valutazione deve cambiare e aggiungere nuove attività. Questo processo può essere semplice o complesso, a seconda del numero di attività e della loro posizione relativa. È importante notare che questo inventario può essere completato dal personale interno o da una terza parte. La parte più importante di questo inventario è garantire che ogni elemento sia ispezionato fisicamente.
Un primo passo in un inventario delle risorse è quello di rivedere l'elenco delle risorseche sono stati inclusi nei rendiconti finanziari dell'anno precedente. Tutti gli articoli che sono stati eliminati o smantellati durante l'anno dovrebbero essere rimossi dall'elenco. Una copia dell'istruzione e della valutazione dell'elemento in quella fase deve essere aggiunta al file.
Il prossimo passo è organizzare le risorse per posizione fisica in preparazione di un'ispezione. Per prepararsi, dovrebbe essere organizzato un elenco di inventario. Ogni articolo dovrebbe essere emesso un numero univoco e un metodo per indicare che l'articolo è stato incluso nell'inventario. Alcune aziende usano adesivi mentre altri usano un sistema di scansione del codice a barre per aggiornare i record.
Ci sono due elementi che di solito devono essere controllati durante l'inventario delle attività: l'esistenza dell'elemento nella posizione indicata e lo stato dell'articolo. Ad esempio, se l'articolo è rotto o in rovina, dovrebbe essere indicato nell'elenco di inventario. Questo may risulta in una riduzione della valutazione dell'articolo.
Eventuali nuove attività acquistate o acquisite durante l'anno devono essere aggiunte all'elenco di inventario delle attività. I dettagli da includere sono la classificazione delle attività, la descrizione, la posizione e la valutazione. Tutti gli articoli acquistati ma non ancora nei locali possono essere esclusi dall'elenco delle attività, a condizione che il loro valore non sia incluso nella valutazione delle attività sul bilancio.