Come eseguo un inventario delle risorse?
Come parte di un processo di fine esercizio, le società con attività fisiche sono generalmente tenute a completare un inventario delle attività. Lo scopo di un inventario di attività è di contare fisicamente e documentare la posizione di tutte le attività elencate nel rendiconto finanziario. Questo processo è considerato parte della preparazione richiesta alla fine di ogni anno e in genere è programmato da tre a quattro settimane prima della fine effettiva dell'anno.
Esistono quattro elementi che in genere devono essere presenti in un inventario degli asset: revisione dell'elenco degli asset dai registri finanziari, ispezione fisica di ciascun asset, determinazione della modifica della valutazione e aggiunta di nuovi asset. Questo processo può essere semplice o complesso, a seconda del numero di risorse e della loro posizione relativa. È importante notare che questo inventario può essere completato da personale interno o da terzi. La parte più importante di questo inventario è garantire che ogni articolo sia ispezionato fisicamente.
Un primo passo in un inventario delle attività è rivedere l'elenco delle attività che sono state incluse nel bilancio dell'esercizio precedente. Tutti gli articoli che sono stati smaltiti o smantellati durante l'anno dovrebbero essere rimossi dall'elenco. Una copia dell'istruzione e della valutazione dell'articolo in quella fase dovrebbe essere aggiunta al file.
Il passo successivo è organizzare le risorse in base alla posizione fisica in preparazione di un'ispezione. Per prepararsi, dovrebbe essere organizzato un elenco di inventario. A ciascun articolo deve essere assegnato un numero univoco e un metodo per indicare che l'articolo è stato incluso nell'inventario. Alcune aziende usano adesivi mentre altri usano un sistema di scansione del codice a barre per aggiornare i record.
Esistono due articoli che di solito devono essere controllati durante l'inventario degli asset: l'esistenza dell'articolo nella posizione indicata e lo stato dell'articolo. Ad esempio, se l'articolo è rotto o in rovina, dovrebbe essere indicato nell'elenco dell'inventario. Ciò può comportare una riduzione della valutazione dell'articolo.
Eventuali nuovi beni che sono stati acquistati o acquisiti durante l'anno devono essere aggiunti all'elenco di inventario dei beni. I dettagli da includere sono la classificazione, la descrizione, l'ubicazione e la valutazione delle attività. Tutti gli articoli acquistati ma non ancora nei locali possono essere esclusi dall'elenco delle attività, purché il loro valore non sia incluso nella valutazione delle attività nel bilancio.