Come posso tenere traccia di un controllo eccezionale?
È possibile tenere traccia di un assegno in sospeso registrando il numero dell'assegno e l'importo del pagamento nel libro mastro del libretto degli assegni e deducendo l'importo dell'assegno dal proprio registro del saldo disponibile nel conto sul quale viene eseguito l'assegno. Una volta presentato l'assegno per il pagamento, la tua banca rimuove i soldi dal tuo conto. La banca ti informa quindi che la transazione relativa all'assegno è completa, di solito fornendo un estratto conto mensile che elenca l'assegno come pagato e, in alcuni casi, fornendoti l'originale o una copia dell'assegno annullato per i tuoi file.
Un assegno è un sostituto del pagamento legale per contanti. Ogni documento di controllo contiene alcune informazioni standard, tra cui il nome della banca, il numero di instradamento e il numero di conto che indicano dove si trova il conto che contiene i soldi per pagare l'assegno e un numero di controllo nell'angolo in alto a destra. Queste informazioni vengono utilizzate dalle parti della transazione e dalla banca per tracciare l'assegno attraverso il sistema di pagamento.
Ogni proprietario del conto corrente è responsabile del mantenimento di una registrazione accurata del saldo nel conto. Come i contanti, puoi utilizzare un assegno per effettuare un pagamento senza prima avvisare la banca o accantonare ufficialmente i soldi sul conto. La banca non ha modo di sapere che alcuni fondi in un conto corrente sono stati obbligati da un assegno in sospeso fino a quando l'assegno non viene presentato alla banca per il pagamento. Una volta che l'assegno lascia il tuo possesso, non c'è letteralmente modo di rintracciarlo fino a quando il destinatario non lo presenta per il pagamento.
Un assegno in sospeso può essere rintracciato superficialmente su carta solo dal titolare del conto al momento dell'emissione dell'assegno. Quindi, scompare da qualsiasi sistema di tracciamento mentre il destinatario detiene il controllo. Riappare per il tracciamento una volta che il destinatario lo presenta per il pagamento. Se un destinatario detiene l'assegno per un periodo di tempo eccessivo senza depositarlo per il pagamento, tende a creare un problema nei registri del titolare del conto. Il denaro rimane disponibile nel conto che è effettivamente obbligato da un assegno in sospeso, creando un'opportunità per la cattiva gestione dei fondi e gli scoperti di conto.
I titolari di un conto tengono traccia di un assegno in sospeso sulla carta mantenendo un libro mastro che riflette un saldo del conto reale in qualsiasi momento. Nel libro mastro si registra il numero dell'assegno e si deduce l'importo dell'assegno dal saldo nel conto. Il saldo nel libro mastro differirà dal saldo nel conto fino a quando l'assegno non viene presentato per il pagamento, ma riflette il saldo disponibile dei fondi non impegnati. Alla fine del mese, la banca ti fornisce un estratto conto e, talvolta, copie degli assegni annullati in modo da poter riconciliare il tuo libro mastro con l'attività del tuo conto.