Come posso tracciare le spese operative?
Tenere traccia delle spese operative è importante per il successo di qualsiasi azienda. Per capire quanto costa gestire l'azienda, è essenziale disporre di un metodo strutturato per identificare e classificare ogni spesa. Fortunatamente, il processo di definizione di una procedura per la registrazione delle spese aziendali e il recupero dei dati in un tipo di formato utilizzabile non è difficile.
Al fine di gestire correttamente la registrazione delle spese operative, l'azienda deve stabilire almeno alcune registrazioni contabili di base. Questi record possono essere conservati su supporto cartaceo, ma l'utilizzo di software di contabilità può spesso semplificare l'attività con relativa facilità. Se non sei sicuro di come impostare i record, la maggior parte dei pacchetti software di contabilità gratuiti ea pagamento fornirà istruzioni di base che ti aiuteranno a determinare quali elementi pubblicitari devono essere pubblicati in quale categoria. Una volta che hai i libri a posto, il processo di pubblicazione è facile da seguire.
Un aspetto molto importante del monitoraggio delle spese operative è quello di non rimandare la registrazione periodica nei libri contabili. A seconda della natura dell'attività, può essere vantaggioso pubblicare articoli non appena vengono ricevuti. Le attività domestiche e altre piccole imprese possono essere in grado di pubblicare tutti gli articoli un giorno ogni settimana lavorativa senza creare problemi con il budget operativo. Anche se non c'è molto da pubblicare, la scelta di farlo su base giornaliera riduce al minimo le possibilità che una fattura del fornitore venga smarrita, mai registrata e quindi mai pagata fino a quando un secondo avviso non viene inviato dal fornitore.
Con i libri contabili stabiliti e il programma di registrazione in atto, la fase successiva di tracciamento delle spese operative è quella di generare rapporti che suddividono tali spese in gruppi. La maggior parte dei software di contabilità include un rapporto entrate / spese preformattato che ti consentirà di confrontare ciò che sta arrivando con ciò che sta accadendo entro un periodo di tempo specificato. È anche possibile creare un report personalizzato che confronta sia i ricavi che i costi operativi con il budget operativo. Ciò ti consente non solo di confermare che vengono ricevute entrate sufficienti per coprire le spese, ma anche se stai ancora operando entro il budget. Eseguendo questi rapporti su base settimanale, è possibile adattare di conseguenza le spese, aumentando le date di pagamento su alcuni debiti in essere o ritardando alcuni pagamenti al fine di evitare di superare il budget durante il periodo imminente.
Oltre a tenere traccia delle spese operative per assicurarsi che il budget aziendale rimanga equilibrato, è importante controllare le spese operative associate a segmenti specifici dell'operazione e assicurarsi che l'investimento in tali segmenti contribuisca al processo di generazione dei ricavi. Ad esempio, se si nota che le spese all'interno del reparto vendite sono in aumento, ma le vendite sono rimaste stagnanti negli ultimi sei mesi, ciò indica la necessità di apportare alcune modifiche all'interno di quell'area dell'operazione. Da questo punto di vista, tenere traccia dei costi operativi significa che le entrate provenienti vengono utilizzate in modo più efficiente, i profitti sono mantenuti il più sani possibile e le possibilità di creare riserve operative da utilizzare con progetti futuri sono praticabili.