Come scrivo una lettera di esenzione?
Esistono diverse situazioni in cui una persona potrebbe dover scrivere una lettera di esenzione. Ad esempio, potrebbe essere necessaria una lettera di esenzione per spiegare perché un contribuente è esente dal pagamento di determinate imposte locali, statali o federali. Inoltre, potrebbe essere necessaria una lettera di esenzione per far valere legalmente un'esenzione dalle vaccinazioni legalmente richieste o da altri requisiti legali per i quali una persona ha un motivo valido per non conformità. Sebbene ogni situazione possa richiedere informazioni leggermente diverse, il formato di una lettera di esenzione sarà sostanzialmente lo stesso indipendentemente dall'uso previsto. La lettera dovrebbe includere informazioni di identificazione di base, una spiegazione dell'obbligo legale e il motivo dell'esenzione e indicare chiaramente che lo scrittore chiede l'esenzione.
Quando si scrive una lettera di esenzione, il primo passo è assicurarsi che la corrispondenza sia indirizzata alla persona o agenzia appropriata. Le agenzie fiscali, ad esempio, possono avere diversi uffici e indirizzi che ricevono la corrispondenza dei contribuenti. Una semplice telefonata dovrebbe garantire l'indirizzo postale e il nome corretti della persona a cui deve essere indirizzata la lettera, se del caso.
La lettera stessa dovrebbe contenere le informazioni pertinenti dello scrittore, se non sulla carta intestata, come nome, indirizzo e indirizzo e-mail o numero di telefono. Dopo averlo affrontato correttamente, la lettera dovrebbe indicare a cosa si riferisce, ad esempio "esenzione dall'imposta sulle vendite" o "esenzione dalla vaccinazione". Dovrebbe essere fornito anche un numero di identificazione del contribuente o un numero di previdenza sociale in modo che il destinatario sappia di chi sono i record interessati dall'esenzione.
Nel corpo di una lettera di esenzione, lo scrittore dovrebbe indicare quale sia l'obbligo legale a cui sta chiedendo un'esenzione. Ad esempio, se l'obbligo legale è di pagare l'imposta sulle vendite, l'autore della lettera dovrebbe riconoscere che tale obbligo è l'oggetto della lettera e, quindi, l'esenzione. Dopo aver dichiarato qual è l'obbligo legale, lo scrittore dovrebbe spiegare perché ha diritto a un'esenzione dall'obbligo. Se possibile, l'autore dovrebbe includere un riferimento a una fonte legale che dà diritto all'esenzione.
Oltre a spiegare l'obbligo legale e il motivo per cui lo scrittore ritiene di avere diritto all'esenzione, la lettera dovrebbe indicare chiaramente che lo scrittore chiede l'esenzione. Se l'esenzione è per un minore, come nel caso dell'obbligo di vaccinazione, lo scrittore deve includere il nome del bambino, la relazione con il bambino e far valere l'esenzione dei genitori per motivi religiosi, ad esempio. Dichiarare l'esenzione in una semplice frase alla fine della lettera dovrebbe chiarire al lettore che l'autore sta rivendicando l'esenzione.