Come scrivo una lettera di rimborso?
Conosciuta anche come richiesta di rimborso, una lettera di rimborso è un documento che cita una specifica situazione finanziaria che esiste tra due parti e identifica la necessità che una di quelle parti riceva un rimborso di tutto o parte di un contributo finanziario apportato come parte di una transazione finanziaria. Il contenuto effettivo della lettera può essere in qualche modo informale, oppure può essere molto dettagliato e formale, a seconda delle circostanze che circondano la transazione. Esiste un elenco fondamentale di elementi da affrontare all'interno del testo della lettera, incluso la fornitura di informazioni identificative sulla transazione in domande, l'importo del rimborso richiesto e il tipo di termini di pagamento considerati accettabili.
Con la maggior parte dei formati delle lettere di rimborso, il primo compito è quello di identificare il motivo del rimborso. Ad esempio, se un membro di un club sanitario ha offerto il pagamento per l'adesione di un anno e deve trasferirsi per il lavoro verso la fine della prima QUarter di quell'anno, può informare il club di questo cambiamento di status. Supponendo che i termini e le condizioni di appartenenza consentano il rimborso parziale delle spese di appartenenza a causa del trasferimento di un membro, a condizione che questi dati aiutassero a notare che questa particolare situazione è coperta e una sorta di rimborso è dovuta.
Insieme a dichiarare i motivi della richiesta, una lettera di rimborso dovrebbe anche identificare l'importo previsto del rimborso. Ciò consente al destinatario l'opportunità di ricontrollare le cifre e determinare se tale importo è corretto. Supponendo che entrambe le parti stiano interpretando le disposizioni dell'accordo tra loro accuratamente, questa cortesia aiuta semplicemente a trasmettere la comprensione che tutti i soggetti coinvolti hanno lo stesso livello di aspettative.
Un terzo componente chiave in qualsiasi lettera di rimborso sta identificando metodi accettabili per fornire quel reimbolement alla parte richiedente. Il mittente può richiedere il pagamento sotto forma di un assegno, un credito rilasciato su un conto della carta di credito o un trasferimento di fondi elettronici sul proprio conto bancario. Ciò aiuta spesso ad accelerare il pagamento, poiché non è necessario emettere ulteriori comunicazioni per determinare come elaborare il pagamento.
Una volta che la lettera di rimborso sarà stata inviata e ricevuta, molte aziende risponderanno con un riconoscimento della richiesta e un profilo di quando il pagamento verrà emesso il rimborso. In genere, l'importo del rimborso sarà notato nella risposta, rendendo possibile sapere esattamente quanto verrà rimborsato da un controllo, credito o trasferimento di fondi. Supponendo che l'importo richiesto e l'importo approvato siano uguali, la transazione è considerata completa una volta che il pagamento è stato offerto.