Nella contabilità, che cos'è il controllo interno?
Il controllo interno è un sistema di regole e procedure che un'organizzazione stabilisce per garantire l'affidabilità dei suoi rapporti finanziari, l'efficacia e l'efficienza delle sue operazioni e la sua conformità alle norme, regolamenti e leggi applicabili. I controlli interni sono ideati e implementati non solo dai direttori dell'organizzazione, ma anche dai suoi dirigenti e dirigenti. Sebbene siano progettati per raggiungere una serie di obiettivi, i controlli interni sono principalmente orientati verso le attività finanziarie di un'organizzazione. Un sistema di controllo interno progettato correttamente nelle operazioni di un'organizzazione può prevenire cattive gestioni e svantaggi, tra cui appropriazione indebita, frode e furto.
Una caratteristica comunemente compresa di disfunzione è che opera con maggior successo sotto un velo di segretezza & emdash; meno persone ne sono consapevoli, maggiore è la probabilità di successo. Più persone sono consapevoli, quindi, maggiore è la probabilità di fallimento o deterrenza. Ad esempio, potrebbe essere relativamente facile per un contabile scrivere assegni fraudolenti se è necessaria una sola firma, ma se ne occorrono due, il furto è molto più difficile.
Uno dei metodi più semplici di controllo interno, quindi, è la separazione dei compiti delle persone coinvolte nelle attività finanziarie. La maggior parte delle organizzazioni, ad esempio, richiede due firme sugli assegni o sugli assegni che superano un determinato importo, il che garantisce che gli assegni non possano essere semplicemente scritti da una persona a piacimento. Quando gli assegni sono stampati a macchina o al computer, i responsabili della stampa dell'assegno non devono firmarli (o applicare firme meccaniche) & emdash; quel lavoro dovrebbe essere assegnato a un'altra persona. Quando gli assegni sono scritti in pagamento per l'entrata merci, i sistemi di controllo interno dovrebbero richiedere che prima che l'assegno di pagamento sia scritto, la documentazione della ricevuta della spedizione deve essere abbinata alla fattura. Questa semplice regola garantisce che la persona responsabile dell'esecuzione del pagamento possa essere ragionevolmente certa che la merce sia stata effettivamente ricevuta in buone condizioni, anche se la sede di ricezione è lontana dall'ufficio finanziario. Se l'assegno deve essere firmato da qualcun altro, sarà accompagnato da tutta la documentazione, che verrà esaminata prima che l'assegno venga firmato e trasmesso al venditore.
Una componente impopolare di molti sistemi di controllo interno è il divieto di relazioni personali, incluso il matrimonio, tra dipendenti dei dipartimenti dei servizi finanziari e altri dipartimenti. Se dovesse insorgere una relazione personale, per esempio, qualcuno nel reparto contabilità fornitori e qualcuno nel magazzino, ci si aspetterebbe di dimettersi e trovare lavoro altrove per evitare persino l'apparenza di inadeguatezza.
Le società pubbliche e molte grandi società private hanno controlli interni che richiedono controlli periodici da parte di una società di revisione esterna, nonché dipartimenti di revisione interna incaricati di rivedere periodicamente le transazioni finanziarie e altre operazioni. Eseguiti correttamente, questi audit interni e di terze parti esamineranno a fondo una società, analizzandone le procedure dal punto di vista del controllo interno ed esplorando le transazioni per assicurarsi che siano rappresentate.
I sistemi di controllo interno, sebbene comunemente intesi come di natura finanziaria, non si limitano alle attività finanziarie, ma si estendono ad altre aree delle operazioni di un'azienda, per garantire che si stiano effettivamente svolgendo come previsto. I dipartimenti “controllo qualità” e “controllo qualità” sono meccanismi di controllo operativo che lavorano per garantire che tutto, dall'etichettatura ai sigilli di sicurezza agli ingredienti, sia esattamente come rappresentato. I meccanismi di controllo dell'inventario aiutano a proteggere l'azienda da perdite dovute a furti, e il personale addetto alla sicurezza non solo tiene il personale non autorizzato fuori da una struttura, ma scoraggia il furto.
Le procedure e le pratiche di controllo interno hanno acquisito maggiore importanza negli Stati Uniti nel 2002 con l'emanazione del Sarbanes-Oxley Act, intitolato "Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act". Decretato in risposta a una serie di scandali societari e contabili, ha posto un grado molto più elevato di responsabilità sui dirigenti delle società pubbliche. Ad esempio, i dirigenti aziendali firmano abitualmente i rapporti annuali delle loro società; Sarbanes-Oxley li ritiene personalmente responsabili delle loro inesattezze materiali. Tali dirigenti hanno quindi un ulteriore incentivo a implementare sistemi di controllo interno accurati per garantire l'affidabilità dei loro rapporti.