Cosa sono i controlli investigativi?

I controlli investigativi sono misure che un'azienda utilizza per identificare le irregolarità in modo da poterle correggere, idealmente il più rapidamente possibile. Leggi come il Sarbanes-Oxley Act del 2002 impongono l'uso di controlli interni per affrontare i problemi di etica e contabilità comuni, e le aziende vogliono anche utilizzare i controlli per evitare sprechi, frodi e altre questioni che possono incontrare nel corso degli affari. Il contatore dei controlli investigativi sono controlli correttivi, che sono misure per prevenire che si verifichino problemi in primo luogo.

Un esempio di controllo investigativo è un audit. La maggior parte delle società organizza periodici audit interni ed esterni per riesaminare i rendiconti finanziari, esaminare i dipartimenti e determinare se vi sono irregolarità. Questi potrebbero includere segni di appropriazione indebita e frode all'interno di un'azienda, nonché attività che suggeriscono un tentativo di nascondere problemi finanziari a investitori, regolatori e pubblico in generale. Le aziende possono utilizzare gli audit a sorpresa come un'altra forma di controllo investigativo, quindi le persone non sanno mai quando aspettarsi una valutazione.

Altri controlli investigativi possono includere trigger per determinati tipi di attività, come avvisi di avviso che verranno visualizzati quando le persone effettuano transazioni finanziarie che sembrano irregolari. Se un dipartimento emette sempre un assegno allo stesso venditore per lo stesso importo, un cambiamento improvviso potrebbe essere motivo di preoccupazione e un controllo investigativo potrebbe essere impostato per informare il reparto contabilità quando si verificano variazioni come questa in modo che possano scoprire cosa è successo e perché.

Le aziende possono utilizzare misure come i moduli di segnalazione obbligatori in modo da poter rilevare attività irregolari in anticipo, spesso sotto forma di rendiconti finanziari che non corrispondono a ciò che una persona o un dipartimento sta effettivamente facendo. Questi controlli investigativi possono comportare cose come l'invio automatico dei dati alla contabilità per la revisione, fornendo un controllo continuo in modo che le persone possano rilevare qualsiasi cosa insolita non appena accade. Ragionieri e avvocati possono lavorare insieme per sviluppare controlli adeguati ed efficaci.

Alcuni controlli investigativi sono stabiliti dalla legge e le aziende devono dimostrare che li stanno utilizzando e rispettando gli standard normativi su come utilizzare tali controlli. Altri sono considerati parte di standard e pratiche generalmente accettati e, sebbene non siano esplicitamente richiesti, sono un'ottima idea. Le aziende che si discostano dalle pratiche accettate possono essere obiettivi di preoccupazione e sospetto, poiché le persone vorranno sapere perché non stanno al passo con le altre società in termini di pratiche contabili. Altri controlli possono essere opzionali, ma raccomandati, per motivi legali o etici.