Cosa sono i conti sussidiari?
I conti secondari sono conti associati a ciò che è noto come libro mastro sussidiario. Questi account in genere rappresentano i singoli account dei clienti e vengono utilizzati per registrare tutte le transazioni associate a ciascuno di tali clienti. Se gestito correttamente, la somma totale del consolidamento dei conti sussidiari tracciati nei registri contabili si bilancerà perfettamente con il saldo nel conto di controllo della contabilità generale.
La funzione dei conti sussidiari è importante per qualsiasi tipo di attività che fornisca termini di pagamento alla sua base di clienti. Ad esempio, una società di servizi offre servizi che vengono fatturati su base mensile. Il cliente o l'abbonato ha quindi un periodo di tempo specifico in cui pagare la fattura mensile senza la valutazione di commissioni o addebiti tardivi.
Al fine di tenere traccia dell'utilizzo e dell'attività di pagamento di ciascun cliente di servizi pubblici, l'azienda creerà un account sussidiario per quel cliente nei registri contabili. Ciascuno dei conti sussidiari contiene informazioni complete su tutti i clienti, incluso il numero di conto assegnato a ciascun cliente. Quando viene emessa la fattura per ciascun cliente, tale importo fatturato viene registrato nel conto insieme al numero di fattura e alla data di emissione. Una volta rimesso un pagamento per quella fattura, questo viene registrato sul conto, riducendo il saldo dovuto.
L'attività collettiva nei conti delle filiali si riflette anche nel conto di controllo che viene mantenuto come parte della contabilità generale. Quando vengono emesse fatture, queste vengono contabilizzate non solo nei conti sussidiari ma anche nell'area Contabilità fornitori del libro mastro. Poiché i clienti rimettono i pagamenti, questi vengono contabilizzati nell'area Contabilità clienti del libro mastro e nel conto sussidiario del cliente. Supponendo che tutte le pubblicazioni necessarie vengano effettuate in modo tempestivo. Questo approccio aiuta a mantenere i libri contabili sempre equilibrati, facilitando comunque il recupero delle informazioni e della cronologia degli account su ciascun cliente.
Grazie all'utilizzo del software di contabilità, il processo di registrazione nel conto di controllo nella contabilità generale e al contempo di registrazione nei conti delle filiali dei clienti è molto più semplice che in passato. Spesso, il software di contabilità è configurato per consentire l'inserimento dei dati su una schermata. Da lì, il software registra contemporaneamente la posta nel conto di controllo e nel conto sussidiario del singolo cliente. Questo approccio può aiutare ad eliminare problemi come la registrazione nell'account del cliente ma dimenticando di registrarlo nell'account di controllo della contabilità generale o viceversa.