Cosa sono i libri sussidiari?
I libri sussidiari sono giornali o registri speciali in cui vengono effettuate le prime o originali registrazioni delle transazioni prima di essere registrate nei rispettivi conti. Sono denominati libri sussidiari perché sono libri separati che classificano le entrate e gli addebiti nelle rispettive aree prima di essere aggiunti al libro principale o principale. La registrazione prima nota nei registri primari funge da fonte di informazioni da utilizzare nella costruzione di conti finali specifici nella contabilità. I record primari hanno molti nomi che includono il libro principale di entrata, i libri della voce originale, i documenti primari e molti altri che descrivono la loro funzione.
I tipi più comuni di libri contabili sussidiari includono un libro acquisti che viene utilizzato per registrare tutti gli acquisti di crediti effettuati. Un libro di vendita che mostra tutte le vendite di credito e un libro di cassa che registra tutto il denaro ricevuto e pagato. Un libro di reso acquisti registra tutti gli acquisti che sono stati restituiti al fornitore, nonché un libro di reso vendite che indica tutti gli articoli venduti restituiti. C'è anche un libro delle fatture ricevute che mostra tutte le fatture pagate, insieme ai libri delle fatture pagabili che mostrano tutte le fatture pagate come l'elettricità. I libri finali sono riviste principali, o libri sussidiari propri di riviste, che non richiedono l'iscrizione a mini riviste.
Ci sono molti vantaggi nell'utilizzare libri sussidiari diversi per voci diverse piuttosto che averli in un solo diario. Il primo vantaggio è che aiuta a tenere i registri brevi: è impossibile gestire ogni singola transazione nel libro mastro principale quando si verifica.
Un altro vantaggio dell'utilizzo dei libri contabili sussidiari semplifica il monitoraggio delle transazioni ed evita il disordine che si verificherebbe se tutte le diverse informazioni fossero in un unico posto. Le informazioni separate salvano la necessità di fornire dettagli estesi della transazione e rendono i riferimenti futuri facili e semplici. I record primari sono classificati in base alla natura delle transazioni.
Il terzo vantaggio è che i libri sussidiari riducono i casi di frode. Le voci del diario vengono eseguite in ordine cronologico, il che significa che le date si susseguono e comporta registrazioni dettagliate su altri account. Ciò significa che è quasi impossibile manipolare tutti i libri coinvolti, ma se è fatto, il rilevamento è abbastanza semplice.
La registrazione nei record primari può essere assegnata a diversi impiegati di contabilità, quindi è accurata e più veloce durante la fase di elaborazione della contabilità. Ogni impiegato fa la propria parte e consegna i documenti agli altri per ulteriori elaborazioni e riconciliazioni. Anche questo elimina le opportunità di frode all'interno delle imprese. Ci vorrebbe più di un impiegato per commettere con successo frodi e nasconderlo.
Infine, i record primari indicano transazioni separate di natura simile, quindi ogni analisi necessaria è resa conveniente. Ciò consente di risparmiare tempo e molte altre risorse. L'accuratezza delle registrazioni è inoltre notevolmente migliorata in quanto svolgono un ruolo importante nel determinare la salute finanziaria delle singole società.