Quali sono i migliori consigli per il monitoraggio delle spese?

Sono disponibili una vasta gamma di strumenti per il monitoraggio delle spese e le persone potrebbero aver bisogno di fare un po 'di sperimentazione per trovare un metodo che funzioni per le loro esigenze.Essere disposti a provare diversi metodi e avere accesso alle versioni di prova degli strumenti software è molto utile.Le persone dovrebbero anche considerare il motivo per cui stanno monitorando le spese, in quanto ciò può aiutarli a trovare il modo migliore per gestire la loro tenuta dei registri finanziari.Strumenti progettati specificamente per le tasse, ad esempio, possono funzionare in modo diverso da quelli destinati ad aiutare le persone con budget.

Le persone possono tenere traccia delle spese utilizzando il software di contabilità, tra cui una varietà di prodotti integrati che possono fare cose come il recupero di dati dai conti bancari.Possono anche gestire le loro spese manualmente, utilizzando i campi di notazione in un libretto degli assegni o nel registro dell'account o mantenendo un libro mastro delle spese.Alcune persone trovano una via di mezzo, usando uno strumento come un foglio di calcolo per la gestione delle spese in modo da poter personalizzare il layout e i campi.

Alcune cose a cui pensare quando si selezionano un metodo per il monitoraggio delle spese includono quali tipi di spese vengono monitorate, perchée come verranno utilizzate le informazioni.Tenere traccia delle spese familiari rispetto alle spese aziendali può comportare esigenze diverse, ad esempio.Uno studente potrebbe monitorare le spese per presentare la contabilità a un fondo fiduciario per il rimborso, mentre un appaltatore indipendente potrebbe voler tracciare le spese allo scopo di determinare le detrazioni fiscali alla fine dell'anno.

In generale, è consigliabile tenere traccia delle spese comeSono sostenuti o a intervalli regolari come settimanalmente, piuttosto che backtracking intermittente e dover gestire grandi volumi di dati.Per le persone che hanno problemi con questo, un programma software che comunica con i conti bancari può essere utile, poiché tutte le attività finanziarie su tali conti verranno immediatamente importate e le persone verranno spinte a inserire informazioni, come classificare una determinata attività finanziaria.Per le persone che hanno bisogno di tenere le ricevute, è importante avere un sistema di accompagnamento per la presentazione e l'organizzazione delle ricevute.

Quando le persone monitorano le spese per uno scopo specifico, potrebbero voler parlare con un contabile delle loro opzioni e del modo migliore per tenere tracciadelle loro spese.Ciò impedirà loro di dover fare di nuovo il lavoro più tardi;Ad esempio, le detrazioni fiscali sono suddivise in categorie distinte e sapendo quali sono quelle categorie e cosa si adatta a esse consentirà alle persone di classificare correttamente le spese la prima volta.Allo stesso modo, le persone che monitorano le spese per soddisfare i termini di un accordo, come gli studenti responsabili nei confronti dei genitori o dei dipendenti che monitorano le spese per un datore di lavoro, dovrebbero parlare con l'altra parte su ciò che dovrebbe sviluppare un sistema reciprocamente soddisfacente.Potrebbero esserci requisiti legali per gli altri;Una persona che gestisce un fondo fiduciario, ad esempio, deve soddisfare rigorosi requisiti di rendicontazione e deposito per tenere conto di come viene utilizzato il fondo.