Quali sono i migliori consigli per tenere traccia delle spese?

È disponibile un'ampia gamma di strumenti per tenere traccia delle spese e le persone potrebbero aver bisogno di fare alcuni esperimenti per trovare un metodo adatto alle loro esigenze. Essere disponibili a provare diversi metodi e avere accesso alle versioni di prova degli strumenti software è molto utile. Le persone dovrebbero anche considerare il motivo per cui stanno monitorando le spese, in quanto ciò può aiutarle a trovare il modo migliore per gestire la loro tenuta dei registri finanziari. Gli strumenti progettati specificamente per le tasse, ad esempio, possono funzionare in modo diverso da quelli destinati ad aiutare le persone con budget.

Le persone possono tenere traccia delle spese utilizzando un software di contabilità, inclusa una varietà di prodotti integrati che possono fare cose come recuperare i dati dai conti bancari. Possono anche gestire le loro spese manualmente, utilizzando i campi di notazione in un libretto degli assegni o nel registro degli account o mantenendo un libro mastro delle spese. Alcune persone trovano una via di mezzo, utilizzando uno strumento come un foglio elettronico per la gestione delle spese in modo da poter personalizzare il layout e i campi.

Alcune cose a cui pensare quando si seleziona un metodo per tenere traccia delle spese includono quali tipi di spese vengono monitorate, perché e come verranno utilizzate le informazioni. Tenere traccia delle spese domestiche rispetto alle spese aziendali può comportare esigenze diverse, ad esempio. Uno studente potrebbe tenere traccia delle spese per presentare la contabilità a un fondo fiduciario per il rimborso, mentre un appaltatore indipendente potrebbe voler tenere traccia delle spese allo scopo di determinare le detrazioni fiscali alla fine dell'anno.

In generale, è consigliabile tenere traccia delle spese quando sono sostenute o a intervalli regolari come settimanali, piuttosto che tornare indietro a intermittenza e dover gestire grandi volumi di dati. Per le persone che hanno problemi con questo, può essere utile un programma software che comunica con i conti bancari, poiché tutte le attività finanziarie su quei conti verranno immediatamente importate e alle persone verrà chiesto di inserire informazioni, come la categorizzazione di una determinata attività finanziaria. Per le persone che hanno bisogno di conservare le ricevute, è importante disporre di un sistema di accompagnamento per l'archiviazione e l'organizzazione delle ricevute.

Quando le persone tengono traccia delle spese per uno scopo specifico, potrebbero voler parlare con un commercialista delle loro opzioni e del modo migliore per tenere traccia delle loro spese. Questo impedirà loro di ripetere il lavoro più tardi; ad esempio, le detrazioni fiscali sono suddivise in categorie distinte e la conoscenza di quali categorie siano e di ciò che le si adatta permetterà alle persone di classificare correttamente le spese la prima volta. Allo stesso modo, le persone che rintracciano le spese per soddisfare i termini di un accordo, come gli studenti responsabili per i genitori o i dipendenti che rintracciano le spese per un datore di lavoro, dovrebbero parlare con l'altra parte di ciò che si prevede svilupperà un sistema reciprocamente soddisfacente. Potrebbero esserci requisiti legali per gli altri; una persona che amministra un fondo fiduciario, ad esempio, deve soddisfare rigidi requisiti di segnalazione e archiviazione per tenere conto dell'utilizzo del fondo.