Quali sono i diversi metodi di gestione patrimoniale totale?
La gestione patrimoniale totale è un'attività commerciale che include attività sia contabili che fisiche. Le aziende hanno spesso metodi diversi, anche se a volte simili, per la gestione delle risorse necessarie per la gestione dell'azienda. Questi metodi includono spesso la gestione patrimoniale della struttura o della fondazione. Il primo è comune nelle società a scopo di lucro, mentre il secondo è più frequente nelle società senza scopo di lucro. Le aziende possono utilizzare entrambi i metodi generali per completare la gestione totale degli asset.
La gestione patrimoniale della struttura separa gli articoli per classe di attività. Le classi spesso includono proprietà, edifici e infrastrutture insieme ad attrezzature, veicoli e altri oggetti. Il controllo fisico è necessario per proteggere i beni che un'azienda immagazzina o utilizza nelle sue strutture. Ad esempio, un'azienda potrebbe dover bloccare beni in edifici e locali specifici. La limitazione dell'accesso ai beni garantisce che i dipendenti non abusino degli articoli con cui un'azienda spende ingenti fondi per metterli in servizio.
La gestione patrimoniale della Fondazione è un metodo molto diverso di gestione patrimoniale totale. Questo processo separa le risorse dalle classi umane, intellettuali, politiche e finanziarie. Questi beni sono sia di natura fisica che immateriale. Le società senza scopo di lucro utilizzano questo processo di gestione patrimoniale totale al fine di mantenere la separazione tra attività per uso specifico in varie attività filantropiche. Altri gruppi di attività possono verificarsi in organizzazioni non profit ogni volta che ricevono donazioni di attività specifiche da soggetti esterni.
La gestione patrimoniale totale richiede inoltre una contabilità adeguata oltre alla separazione delle attività fisiche. Per ciascun gruppo di attività, le organizzazioni devono inserire un importo in dollari e includerli nei rendiconti finanziari. Il bilancio mantiene in genere il valore in dollari delle attività. Le attività fisiche in genere hanno il loro prezzo storico incluso in questa dichiarazione. A seconda dei principi contabili correnti, il valore di mercato di ciascuna attività può essere riportato nel prospetto in quanto presenta il costo di sostituzione effettivo.
Potrebbe essere necessario un sistema informatico di gestione patrimoniale per tenere traccia e conservare i registri patrimoniali nel processo di gestione patrimoniale totale. Questi sistemi utilizzano spesso codici a barre e dispositivi di scansione per tracciare fisicamente le risorse dell'azienda. Ad esempio, ogni computer utilizzato in uno spazio ufficio avrà un codice a barre sul monitor e sul tower. Periodicamente, un dipendente esegue la scansione di ciascun codice a barre per garantire che la società conti per tutte le risorse in ufficio. Ogni gruppo di attività fisiche in genere ha il proprio set di codici a barre per il monitoraggio delle risorse.
Le grandi organizzazioni hanno spesso alcuni impiegati che tengono traccia delle risorse. Queste persone sono responsabili del monitoraggio delle attività fisiche e immateriali. Alla fine dell'inventario delle attività fisiche, è necessaria la riconciliazione con i libri contabili per garantire un reporting accurato.