Quali sono i diversi tipi di applicazioni software ricevibili?
La contabilità clienti è un'attività contabile che prevede la ricezione di fatture e il pagamento di fatture. Le applicazioni software di contabilità clienti sono strumenti automatizzati che consentono a un'azienda di utilizzare la tecnologia informatica al fine di rimuovere alcune azioni manuali da questo processo. Diversi tipi di applicazioni includono la ricevuta elettronica della fattura, pacchetti multipli di fatture per numerosi fornitori e assegni elettronici e registrazione dei pagamenti per la finalizzazione dei conti dei fornitori. Nella maggior parte dei casi, le applicazioni software di contabilità clienti sono tutto compreso, il che significa che un pacchetto software gestisce tutte queste attività. I pacchetti software modulari consentono alle aziende di aggiungere solo un modulo di contabilità clienti al software esistente per completare queste funzioni.
Le fatture sono in genere un documento che convalida una transazione, come l'acquisto di beni o servizi. Invece di ricevere fatture cartacee tramite posta, le applicazioni software di contabilità possono consentire il trasferimento e la ricezione elettronici di tali documenti. Ad esempio, il download di un file dal sito Web di un fornitore direttamente nel software di contabilità clienti consente alle persone di rivedere documenti e bilanciare i conti attraverso il pacchetto software. Le dichiarazioni elettroniche possono anche funzionare in modo simile, ovvero scaricabili da un sito Web. Ciò consente di risparmiare carta e impedisce la perdita di documenti contabili cruciali.
Poche aziende hanno solo pochi venditori o fornitori da cui acquistano beni e servizi. Pertanto, le applicazioni software di contabilità clienti dispongono di funzionalità che consentono numeri e conti di più fornitori. Conti di crediti multipli possono anche essere necessari per raggruppare i venditori per tipo o beni o servizi offerti. Le applicazioni software di contabilità clienti possono offrire una grande suddivisione delle opzioni per la classificazione e la gestione di venditori e altri articoli. Molti tipi di pacchetti software consentono la personalizzazione del sistema utilizzato per la gestione dei crediti.
Un altro scopo della contabilità elettronica è l'uso di computer e software per eliminare alcune attività manuali, come la scrittura di assegni e il bilanciamento degli account. Ad esempio, una volta che una società finalizza i propri crediti per un periodo, sono necessari assegni per inviare i pagamenti e i conti devono essere liquidati per riconoscere i pagamenti. I pacchetti software di contabilità clienti in genere consentono di stampare assegni utilizzando il computer; una volta stampato, il sistema registra elettronicamente i pagamenti degli assegni e finalizza i pagamenti. A questo punto, i contabili sono semplicemente tenuti a rivedere i conti, assicurarsi che siano bilanciati come necessario e assicurarsi che non esistano errori. Ciò comporta un altro vantaggio per questo software: report elettronici per aiutare a bilanciare i conti dei clienti nella contabilità generale.