Quali sono i diversi tipi di sistemi di contabilità finanziaria?

I sistemi di contabilità finanziaria possono essere sistemi manuali, ma di solito sono programmi software. Normalmente, un sistema di contabilità finanziaria fa parte di un sistema software più ampio dedicato alla fornitura di servizi amministrativi generali per un'organizzazione, ma possono anche essere programmi autonomi. I sistemi contabili possono essere classificati in base al tipo di organizzazione che li utilizza, al metodo utilizzato per organizzare le finanze e al modo in cui il sistema contabile riconosce le transazioni tra cui l'acquisizione di contanti e l'esecuzione di pagamenti. Tipi comuni di metodi del sistema di contabilità finanziaria includono i sistemi di analisi dei processi, dei conti e delle transazioni. I sistemi di contabilità finanziaria possono anche essere adattati al tipo di organizzazione, indipendentemente dal fatto che l'organizzazione sia un dipartimento governativo, una scuola o un commercio al dettaglio.

I processi condotti dai sistemi di contabilità finanziaria sono molti, ma includono procedure di gestione della liquidità, procedure di gestione stipendi e procedure fiscali. Possono anche gestire le spese dei dipendenti, inclusi i rimborsi per le spese di lavoro come pasti e viaggi. A seconda dell'organizzazione, un sistema di contabilità finanziaria potrebbe includere funzionalità aggiuntive per gestire altri aspetti dell'attività quotidiana.

Le caratteristiche variano tra i sistemi di contabilità finanziaria, il che significa che nessun sistema è il migliore per tutti i tipi di organizzazioni. È importante abbinare le capacità di un sistema contabile alle esigenze del suo utente. Ad esempio, i sistemi di contabilità finanziaria per gli istituti di istruzione generalmente gestiscono le finanze operative oltre a gestire i contributi finanziari. Le finanze di una scuola o università comprenderanno le spese educative e generali, mentre un sistema di contabilità per un'azienda al dettaglio potrebbe dover gestire le categorie di materie prime e vendite al dettaglio.

Ottenere il giusto tipo di sistema contabile è particolarmente importante quando si tratta di finanziamenti per una grande organizzazione come un'università o un sistema scolastico pubblico. Quando si gestiscono tipi di finanziamento per un'organizzazione educativa, le categorie potrebbero includere prestiti, dotazioni e finanziamenti da organizzazioni governative. Queste fonti di finanziamento devono spesso essere registrate ed elaborate separatamente perché alcuni fondi hanno scopi limitati o termini di finanziamento che cambiano il modo in cui un contabile deve registrare le loro transazioni.

I sistemi di contabilità finanziaria spesso differiscono quando vengono utilizzati per scopi diversi. I sistemi per analizzare le finanze di un'azienda a fini di investimento da parte di un utente esterno all'azienda differirebbero per interfaccia e funzione rispetto ai sistemi di contabilità finanziaria gestionale che si occupano delle attività di immissione di dati finanziari e di utilizzo di informazioni finanziarie all'interno dell'azienda. Ciò è dovuto principalmente al fatto che un investitore che cerca informazioni finanziarie per una società richiede una serie di informazioni e funzionalità diverse rispetto a quelle richieste da un manager aziendale ai sistemi di gestione finanziaria interna.

I programmi software che dispongono di sistemi di contabilità finanziaria generalmente dispongono di funzionalità tra cui risorse umane, pianificazione e funzioni di gestione dei processi. I sistemi software di gestione multifunzione sono progettati per consentire a un'organizzazione di integrare e condividere informazioni in diversi dipartimenti dell'azienda. Utilizzando questi tipi di sistemi, un'organizzazione come una scuola può avere l'amministrazione che immette direttamente le informazioni disponibili per tutte le parti autorizzate all'interno del sistema, accelerando le operazioni e potenzialmente aumentando l'accuratezza delle informazioni all'interno del sistema.