Quali sono i diversi tipi di software di contabilità generale?
Il software di contabilità generale può offrire una varietà di funzioni per la registrazione delle transazioni monetarie. Può essere approssimativamente diviso in prodotti freeware e software a pagamento, che possono concentrarsi su diversi tipi di registri o fornire flessibilità e maggiore funzionalità. Inoltre, alcuni prodotti si interfacciano con altri software di contabilità o offrono funzioni estese per consentire alle persone di fare cose come stampare assegni e distinte di deposito. La scelta migliore può dipendere da una determinata applicazione e da fattori come le preoccupazioni sui costi.
I registri generali fungono da record finale praticamente per tutte le transazioni. Il software di contabilità generale può anche gestire subledger utilizzati per registrare attività, passività, buste paga e altre questioni finanziarie. Il software può periodicamente riconciliare questi account nella contabilità generale e può generare rapporti sulla base delle informazioni registrate. Alcuni sistemi si collegano anche a conti bancari per consentire l'aggiornamento automatico quando si verificano transazioni, insieme alla segnalazione di transazioni sospette. L'integrazione con altri programmi per la generazione di report e la comunicazione con cose come i sistemi di punti vendita è disponibile con alcuni programmi.
Alcuni tipi di software di contabilità offrono la possibilità di generare assegni con informazioni sui salari e sui fornitori. Ciò consente alle persone di utilizzare un solo programma software per conservare i record e generare pagamenti e la creazione di assegni addebita automaticamente il libro mastro in modo appropriato. Le distinte di deposito e i rapporti possono anche essere generati automaticamente quando i pagamenti vengono ricevuti e inseriti nel sistema. Altre funzioni di razionalizzazione che il software di contabilità può offrire possono includere diversi tipi di contabilità, conversioni di valuta e generazione di documentazione fiscale.
I programmi gratuiti tendono ad avere meno funzionalità. Alcuni potrebbero essere supportati dalla pubblicità o potrebbero avere alcune funzioni bloccate fino a quando l'utente paga. Per la contabilità di base, possono essere sufficienti per gestire le informazioni finanziarie e tenere traccia delle transazioni. Un software di contabilità più avanzato di solito richiede il pagamento di un canone. In alcuni casi, sono richiesti anche abbonamenti mensili, se il software offre supporto o servizi continui oltre al pacchetto base.
Le persone che considerano il software libero potrebbero voler prendere in considerazione una versione di prova di un programma più avanzato. Se in seguito decidono di aver bisogno di nuove funzioni, possono eseguire l'aggiornamento mantenendo tutte le informazioni dalla precedente installazione del software di contabilità generale. Altrimenti, potrebbe essere necessario esportare file, che potrebbero non essere necessariamente importati correttamente in un nuovo programma. Un tecnico informatico può aiutare con il processo di conversione nel caso in cui il software debba essere modificato per qualsiasi motivo e può avere consigli specifici sul miglior programma da utilizzare per soddisfare l'esigenza e importare con il minimo sforzo.