Quali sono i diversi tipi di piccole procedure in contanti?
Piccole procedure in contanti sono stabilite da aziende o altre organizzazioni per gestire piccole quantità di denaro. Denominato un piccolo fondo di cassa, questo denaro viene utilizzato per effettuare piccoli acquisti anziché scrivere un assegno o utilizzare una carta di credito aziendale. Una società assegnerà un custode il cui compito è assicurarsi che tutti gli importi siano contabilizzati attraverso una ricevuta o altra documentazione appropriata.
Di solito meno di $ 250 dollari statunitensi, un piccolo fondo in contanti consente l'uso di denaro contante per piccoli acquisti o rimborsi senza il processo ingombrante di scrivere un assegno. Un piccolo fondo di cassa può anche sostituire la necessità di emettere carte di credito aziendali a più persone che effettuano piccoli acquisti. Questo a sua volta riduce la responsabilità per l'azienda.
Se non è già stato istituito un piccolo fondo di cassa, è necessario stabilire procedure di piccola quantità per garantire che tutti i fondi siano adeguatamente tracciati e monitorati. A volte vengono effettuati acquisti regolari e di routine che scendono al di sotto di un determinato importo in dollari e quindi rendono inefficiente scrivere un assegno per il rimborso. In tal caso, si dovrebbe rivolgersi a un dirigente o controllore di una società per costituire un piccolo fondo di cassa.
Se esiste già un piccolo fondo in contanti, è essenziale disporre delle giuste procedure in contanti per rintracciare il denaro. Ciò accade in due modi: rimborso o pagamento anticipato. Il rimborso si verifica quando un acquisto è già stato effettuato e una persona presenta una ricevuta o altra documentazione per essere rimborsata per i soldi spesi. Un pagamento anticipato si verifica quando viene erogato denaro per un acquisto non ancora effettuato. In questo caso, un voucher o altra documentazione deve essere inserito nel piccolo fondo di cassa al momento dell'esborso. Questo voucher mostrerà chi ha erogato il denaro e chi ha ricevuto il denaro, insieme alla data, allo scopo e ad altre informazioni pertinenti. Il voucher rimane nel piccolo fondo di cassa fino a quando una ricevuta non viene restituita alla banca depositaria.
Il depositario del piccolo fondo di cassa è di solito stabilito nelle procedure di piccola cassa. In genere si tratta di una determinata posizione, come Office Manager, assegnata al servizio. Il custode è quindi responsabile dell'intero fondo di cassa di piccole dimensioni. In qualsiasi momento, l'ammontare di denaro nel piccolo fondo di cassa più i buoni deve essere pari all'importo originale totale del fondo.
Le procedure dettagliate per le piccole quantità di denaro sono essenziali per tracciare il denaro all'interno del fondo per le piccole quantità di denaro. Questo perché ogni volta che c'è denaro, c'è un potenziale abuso. Un piccolo fondo di cassa dovrebbe essere monitorato frequentemente da un supervisore per rilevare eventuali discrepanze o potenziali problemi.