Che cos'è un libro mastro contabile?

Un libro mastro contabile è uno strumento utilizzato per aiutare le aziende a tenere traccia delle transazioni monetarie. Di solito contiene sezioni per i numeri di fattura, una descrizione della transazione e l'importo. Questo libro mastro può essere utilizzato in un sistema di contabilità singola o doppia e talvolta può essere elettronico. I registri di carta vengono normalmente archiviati in un raccoglitore a tre anelli o in una cartella di file, mentre le varietà elettroniche possono essere conservate in un database o su un disco rigido esterno.

Tenere il passo con il flusso di cassa è una parte importante di qualsiasi attività commerciale. La maggior parte delle aziende lo fa mantenendo un registro contabile. Molte riviste contabili seguono un formato simile, contenente sezioni per la data, il tipo di transazione e l'importo. Una pagina di contabilità spesso ha colonne separate per debiti e crediti. Ciò può semplificare l'aggiunta o la sottrazione di articoli in modo che sia sempre disponibile un saldo corrente.

Esistono due tipi di base di contabilità contabile: registrazione singola o doppia. Un libro mastro a registrazione singola può mostrare solo debiti o crediti mentre il metodo a doppia registrazione consente di suddividere queste categorie in singoli conti. I registri che consentono le singole voci potrebbero essere i migliori per una piccola impresa con relativamente poche spese. Un libro mastro a doppia iscrizione potrebbe essere una buona idea ogni volta che le aziende sono chiamate a gestire le finanze di un cliente o desiderano designare un budget per vari dipartimenti all'interno dell'organizzazione.

Mentre molte aziende utilizzano un libro mastro contabile manuale, questo documento potrebbe anche essere mantenuto in formato elettronico. Esistono numerosi programmi software che consentono alle aziende di creare e gestire riviste contabili. Questi potrebbero anche essere sviluppati utilizzando un database di fogli di calcolo. Alcuni contabili usano sia un libro mastro manuale che elettronico, ma questo può spesso essere impreciso se i numeri non vengono trasposti correttamente. Se l'accesso ai registri contabili elettronici è un problema, i registri elettronici potrebbero essere stampati e archiviati per un uso successivo in caso di interruzione di corrente o crash del computer.

I registri di carta possono essere conservati in un quaderno a 3 anelli o in una cartella di file con denti. Il più delle volte, un libro mastro contabile viene archiviato in ordine cronologico, con l'ultimo foglio di giornale davanti. Molti fornitori di software consentono di salvare i record elettronicamente, e questo viene spesso eseguito automaticamente ogni volta che vengono aggiunte informazioni a un programma. Il periodo di tempo in cui un database può conservare le informazioni varia, quindi molti contabili preferiscono salvare i record più vecchi su un'unità flash. Indipendentemente da come vengono archiviati i record, essere in grado di accedervi facilmente può essere molto vantaggioso per gli imprenditori ogni volta che presentano dichiarazioni dei redditi.