Che cos'è un'indennità in denaro?
Un'indennità in denaro è la somma di denaro assegnata che i datori di lavoro daranno ai dipendenti in anticipo per coprire le spese aziendali, come pasti, spese di viaggio e forniture per ufficio. Gli assegni in contanti sono più semplici per la contabilità rispetto alla riscossione delle entrate e al rimborso di spese piccole o frequenti. I dipendenti in genere preferiscono le indennità in denaro perché non ci sono attese per i rimborsi ed è più pratico pagare per pasti e taxi con contanti piuttosto che una carta di credito aziendale.
La maggior parte delle aziende tiene a portata di mano una piccola quantità di denaro per gli assegni in contanti, anche se non effettuano regolarmente acquisti. Può essere utilizzato per pagare pranzi di lavoro, taxi a casa dopo riunioni tardive o altre spese accessorie come cartucce per stampanti di emergenza. Un dipendente che viaggia regolarmente per lavoro può avere importi fissi di denaro assegnati per i pasti che possono accompagnare un'indennità chilometrica per la propria auto. Se il dipendente preferisce consumare un pasto più costoso, deve pagare la differenza con i propri fondi. Allo stesso modo, se il dipendente preferisce un pasto più leggero, può intascare la differenza.
La natura fissa di un'indennità in contanti semplifica la contabilità. L'importo è offerto in anticipo, quindi può essere inserito immediatamente nei libri. Non sono richieste ricevute per la documentazione, poiché è una prerogativa del dipendente se spendere o meno i soldi. Ciò riduce le pratiche burocratiche e la volatilità poiché il dipendente non può superare il budget con un'indennità di cassa, riducendo così anche le spese generali. L'offerta di denaro a un dipendente di solito è apprezzata, in quanto può aumentare il morale e aiutare a convalidare il valore di un dipendente.
Un'indennità in denaro è considerata uno dei vantaggi dei lavori che richiedono molte lunghe ore e viaggi. I dipendenti godono della comodità del denaro contante, ad esempio riducendo la complessità dell'invito dei clienti a pranzo. Allo stesso modo, la maggior parte dei dipendenti preferisce non spendere i propri soldi per le spese aziendali o il tempo necessario per inseguire piccoli rimborsi. Le piccole aziende che non dispongono di molto spazio di archiviazione possono utilizzare assegni in contanti in modo che i dipendenti possano acquistare forniture per ufficio quando necessario, il che può davvero aumentare nel corso dei mesi.
I dipendenti pagano le tasse sugli assegni in contanti, proprio come altre forme di reddito. In alcuni paesi possono essere deducibili come spese aziendali. Può essere applicabile un'indennità di costo in conto capitale, che è l'ammortamento dal valore originale dell'acquisto, a seconda di ciò che è stato acquistato con il contante. Altri paesi consentono a un gruppo religioso di pagare per uno o più spazi abitativi dei membri in contanti e di detrarre questo valore come indennità di canonica.