Cos'è un libro di cassa?
Un libro di cassa è un diario o un libro mastro, in cui vengono registrate tutte le transazioni commerciali. Il libro di cassa stesso è in genere organizzato in ordine cronologico e il libro viene regolarmente confrontato con gli estratti conto bancari per garantire che il libro sia accurato. Alcune aziende usano due libri: uno per in arrivo e uno per denaro in uscita. Esistono forme fisiche ed elettroniche di questo libro e alcune aziende usano entrambe contemporaneamente. I libri di cassa vengono anche utilizzati per audit interni ed esterni, per garantire che non vi siano soldi che escano illegalmente e per garantire il governo o un'azienda di affiliazione che tutte le dichiarazioni aziendali sono accurate.
Il libro di cassa stesso è organizzato in modo semplice. Tutti i record sono cronologici e di solito sono scritti nel libro quando si sta verificando la transazione, o poco dopo la completa la transazione, quindi il libro è il più accurato possibile. Per assicurarsi che il libro sia accurato, i manager controlleranno in genere il libro di routine, forse una volta al giorno o una volta alla settimana,e confronterà eventuali bilanci bancari per assicurarsi che non siano state perse transazioni e che nessuna transazione sia stata fraudolenta.
Per mantenere separate le transazioni, alcune aziende utilizzeranno due diversi libri di cassa. Uno sarà fatto per tutti i soldi in arrivo, mentre l'altro sarà per denaro in uscita. Per un'azienda con un gran numero di transazioni, questo può essere l'ideale, perché sarà più facile cercare attraverso le transazioni per confrontare i record con le dichiarazioni bancarie.
Quando è iniziato il concetto di libro di cassa, erano disponibili solo libri di carta, ma anche i libri di cassa possono essere elettronici. Un libro fisico può essere più difficile da rubare, perché un libro non può essere violato, ma può anche occupare molto spazio. Un libro elettronico occupa poco spazio e di solito offre agli utenti strumenti e grafici per registrare meglio e presentare i registri in contanti. Molte aziende usano libri sia fisici che elettronici, quindi ci sono record separati, perrendere più difficile per un dipendente o un manager rubare denaro.
Oltre a tenere traccia di tutte le transazioni commerciali, un altro importante ruolo di libro di cassa è quello di servire come strumento di revisione. Gli audit possono essere interni o esterni; Un audit interno viene lanciato dal business che detiene il libro e un audit esterno è lanciato da un'altra entità, come il governo o una società di affiliazione. Controllando i registri in contanti, confrontando i registri con gli estratti conto bancari e contando la quantità effettiva di denaro nella società, i manager possono scoprire frodi o abusi di denaro. Mantenere i libri di cassa mostra anche che la società è trasparente, il che di solito porta a più fiducia nella società.