Che cos'è un libro di cassa?
Un libro di cassa è un giornale o libro mastro in cui sono registrate tutte le transazioni commerciali. Il libro di cassa stesso è in genere organizzato in ordine cronologico e il libro viene sistematicamente confrontato con gli estratti conto bancari per garantire che il libro sia accurato. Alcune aziende usano due libri: uno per i soldi in entrata e uno per i soldi in uscita. Esistono sia forme fisiche che elettroniche di questo libro e alcune aziende usano entrambe contemporaneamente. I libri di cassa vengono inoltre utilizzati per il controllo interno ed esterno, per garantire che non vi siano soldi in uscita illegalmente e per garantire al governo o ad una società affiliata che tutti i rendiconti commerciali siano accurati.
Il libro di cassa stesso è organizzato in modo semplice. Tutti i record sono cronologici e di solito sono scritti nel libro quando la transazione è in corso, o poco dopo il completamento della transazione, quindi il libro è il più preciso possibile. Per assicurarsi che il libro sia accurato, i gestori in genere controllano il libro regolarmente, forse una volta al giorno o una volta alla settimana, e confronteranno gli estratti conto bancari per assicurarsi che nessuna transazione sia stata persa e che nessuna transazione sia stata fraudolenta.
Per mantenere separate le transazioni, alcune aziende utilizzeranno due diversi libri di cassa. Uno sarà fatto per tutti i soldi in entrata, mentre l'altro sarà per i soldi in uscita. Per un'azienda con un gran numero di transazioni, questo può essere l'ideale, perché sarà più facile cercare tra le transazioni per confrontare i record con gli estratti conto bancari.
Quando è iniziato il concetto di libro di cassa, erano disponibili solo libri di carta, ma anche i libri di cassa possono essere elettronici. Un libro fisico può essere più difficile da rubare, perché un libro non può essere violato, ma può anche occupare molto spazio. Un libro elettronico occupa poco spazio e di solito offre agli utenti strumenti e grafici per registrare e presentare meglio i registri di cassa. Molte aziende usano libri sia fisici che elettronici, quindi esistono registri separati, per rendere più difficile il furto di denaro da parte di un dipendente o di un manager.
Oltre a tenere traccia di tutte le transazioni commerciali, un altro importante ruolo di cassa è quello di servire come strumento di controllo. Gli audit possono essere interni o esterni; un audit interno viene avviato dall'azienda che detiene il libro e un audit esterno viene avviato da un'altra entità, come il governo o una società affiliata. Controllando i registri di cassa, confrontando i registri con gli estratti conto bancari e contando l'effettiva quantità di denaro nell'azienda, i gestori possono scoprire frodi o abusi di denaro. Mantenere i libri di cassa dimostra anche che la società è trasparente, il che di solito porta a una maggiore fiducia nella società.