Che cos'è un diario delle entrate in contanti?

Un diario di incassi è un record speciale utilizzato in contabilità, di solito dai rivenditori. Implica la registrazione dei dettagli delle vendite in un modo specifico. A sua volta, il giornale delle entrate in contanti raccoglie le informazioni pertinenti in un modo che semplifica la copia attraverso, in forma aggregata, nei tradizionali conti a doppia entrata.

La maggior parte dei conti delle società viene preparata utilizzando la doppia registrazione. Ciò si basa sul concetto che ogni transazione è uno scambio e quindi influenza la ricchezza complessiva di una società in due modi. Ad esempio, quando un rivenditore vende un libro, il suo saldo in contanti aumenta del prezzo di acquisto, mentre il valore del suo stock complessivo diminuisce.

Per tenerne conto, ogni transazione è elencata in due colonne separate nei conti. Un elemento della transazione è elencato come debito e l'altro come credito. Ciò svolge anche una funzione amministrativa poiché, in qualsiasi periodo di tempo, i totali per le colonne debito e credito devono essere identici. Dove non corrispondono, la solita spiegazione è che è stato fatto un elenco o un errore matematico. Un controllo regolare in questo modo può rilevare errori e renderli più facili da trovare rispetto a quando fossero rimasti fino alla fine di un periodo contabile completo.

Il principale svantaggio della contabilità in partita doppia è che può essere troppo complicato da eseguire tutti i giorni, in particolare negli allestimenti in cui esiste un contabile specializzato che non è a portata di mano per l'effettiva vendita al dettaglio dell'azienda. Questo può essere il caso di una piccola impresa, in cui il titolare utilizza un contabile esterno o di una grande impresa, in cui un contabile lavora da un ufficio centrale di una società con più punti vendita.

La soluzione a questo problema è una serie di documenti noti come libri di prime entry o libri di voci originali. Si tratta di documenti che possono essere utilizzati per registrare facilmente i dati finanziari per la prima volta, ad esempio da un responsabile del negozio alla fine di ogni giornata, lavorando dalle ricevute fino alle ricevute. Gli esempi includono libri che trattano transazioni bancarie e acquisti da fornitori.

Uno di questi libri di prima voce è il giornale delle entrate in contanti. Questo copre ogni transazione di vendita che è in contanti. In questo contesto, contanti significa che il pagamento è immediato anziché a credito; può coprire pagamenti in monete fisiche, carte di debito o di credito e assegni. Oltre a elencare i dettagli di ciascuna transazione, il giornale delle entrate in contanti elencherà anche dettagli come gli sconti dati a un cliente rispetto al prezzo al dettaglio standard. Questo può essere importante, poiché le aziende spesso valuteranno il loro stock esistente in base al prezzo di vendita finale previsto e questa valutazione presupporrà che verrà ricevuto l'intero prezzo al dettaglio.